Оформление командировки в 2018 году пошаговая инструкция
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление командировки в 2018 году пошаговая инструкция». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.
В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.
Порядок действий, если сотрудником не было исполнено командировочное задание
Если же командированный вышел в этот день на работу, всё остаётся на усмотрение работодателя. В законе этот момент не прописан.
Проставить и «К», и фактически отработанные часы, и «К», и оплатить и средний заработок за день командировки, и фактически отработанное время. Впрочем, на практике редкий работодатель идёт на это.
Ранее в нашем блоге мы рассказывали о том, как оформлять деловые поездки, а сегодня подробнее поговорим о том, какие документы нужны для оформления командировки.
Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.
Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.
Решение о том, на какое количество дней должен уехать сотрудник определяются производственными целями, которые ставятся перед ним, а также предполагаемым сроком их исполнения.
Если работника направили в многодневную поездку, то вопрос с оплатой субботы и воскресенья решается просто. Если специалист трудился в свой нерабочий день и, например, решал поставленные задачи, то время придется оплатить. Чтобы разобраться в ситуации, рассмотрим пример.
Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу.
Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.
Командировка 2018: новые правила оформления, налоговый и бухгалтерский учёт
Журнал учёта командировок в 2018 году не входит в число обязательных документов. Так что вести ли его, остаётся целиком на усмотрение организации.
После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).
Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».
Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.
Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку
У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.
В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом.
Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре.
При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.
Внимание: в течение 3-х дней с момента возвращения из командировки, работник должен предоставить отчет о проделанной работе и подтверждающие расходы документы.
Авансовый отчёт должен быть заполнен, сдан в бухгалтерию и утверждён в течение трёх рабочих дней по возвращении сотрудника из командировки.
За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Не могут быть командировками поездки на курсы повышения квалификации, а также перевод работника временно в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, но при этом такой перевод не должен нести изменения условий трудового соглашения.
Длительность поездки определяется руководством субъекта бизнеса и закрепляется в приказе на командировку либо служебном задании. Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.
ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий.
Оформляем и оплачиваем командировки
ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.
Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.
Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Пакет документов оформляется в отделе кадров или, при его отсутствии, самим руководителем компании или частным предпринимателем.
Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы
Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.
С этой целью оформляются командировки подчиненным, которые исполняют свои должностные обязанности в другом городе или стране. При этом ошибки в оформлении деловой поездки чреваты не только рутинной работой по их исправлению, но и привлечением управленца к административной ответственности.
Основание для направления работника в служебную поездку – решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.
Руководители, расширяющие сферу деятельности своей компании, организовывают различные деловые мероприятия за пределами территориальной доступности главного офиса.
За дни, когда сотрудник находился в командировке, проставляются не фактически отработанные им часы, а буква «К». Ведь за время, проведённое в командировке, работнику выплачивается средний заработок, и фактически отработанные за эти дни часы роли не играют.
Закон не содержит запрета на то, что таких работников запрещено отправлять в поездки. В то же время, нет определенности в том, как именно отмечать в табеле этого сотрудника на втором месте работы.
Шаг 2. Оплачиваем командировку
В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб., а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы.
Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).
Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.