Справка что сотрудник был в командировке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка что сотрудник был в командировке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Единого правильного образца такого документа не существует — её можно составлять в произвольной форме. Обычно справку о нахождении в командировке оформляют на фирменном бланке учреждения, а если его нет — на обычном листе.

Кем осуществляется выдача справки?

Выдать данный документ может любой сотрудник отдела кадров, который имеет доступ к соответствующим сведениям. Но, их поиск и дальнейшее использование допустимо только на основе распоряжения руководителя организации. Максимальный срок оформления составляет 3 дня, начиная с момента подачи работником письменного запроса.

Согласно ТК РФ, получить справку о направлении в командировку имеет право любой сотрудник, как и другие документы о совершении трудовой деятельности. При этом любая заявка сотрудника должна быть обязательно рассмотрена. Прошение подается в отдел кадров организации, где фиксируются все сведения о служебных поездках, либо секретарю руководителя. Если нет отдела кадров, документ выдается лично руководителем.

Справка с работы о командировке

Каждый руководитель должен выдавать своим сотрудникам документы, которые имеют непосредственное отношение к их трудовой деятельности. Это его обязанность, и игнорировать её он не должен. Об этом сказано в ст. 62 ТК РФ. Срок исполнения требования – 3 дня.

Но для этого сотрудник должен подать письменный запрос на имя руководителя. Документ должен быть зарегистрирован в качестве входящего документа. Если работодатель не исполнит требование в течение указанного срока, на него можно пожаловаться в соответствующую инстанцию.

Справка о командировке с места работы может понадобиться:

• суду для того, чтобы подтвердить уважительную причину отсутствия на заседании. Рассматриваться может любое дело. Также она поможет восстановить течение срока давности для подачи иска или прочих процессуальных документов;
• при обращении в государственные или муниципальные органы за конкретной услугой, для которой установлен конкретный срок обращения. Например, у работника известна дата бракосочетания, но руководство отправляет его в этот день в служебную поездку. При наличии справки дату регистрации могут перенести на ближайшую календарную дату;
• по месту учёбы. Например, сотрудник обучается на заочном отделении, и уже известны даты сессии. Но в этот период его отправляют в командировку. Это будет уважительной причиной для пропуска экзамена или зачёта и для переноса его на другой день без образования академической задолженности;
• для получения визы для въезда в другую страну;
• управляющей компании для перерасчёта платы за коммунальные услуги. Например, в квартире нет ИПУ, и начисление ресурсов осуществляется по соцнормам. При наличии справки в период отсутствия плата за эти ресурсы будет пересчитана, так как не было их фактического потребления;
• в иные инстанции.

Командировка – это поездка человека, с которым у предприятия заключён трудовой договор в другой город или в регион с целью выполнения служебных обязанностей. Продолжительность поездки определяет сам руководитель. Она зависит от объёма задач, которые нужно выполнить, а также от удалённости от основного места работы до места командировки.

Не стоит «отсылать» работника в другую местность на год или несколько лет. Это может быть расценено контролирующими органами как перевод в другую местность. За неправильное кадровое оформление работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа.

Чтобы этого не произошло, необходимо опираться на внутренний распорядок и отправлять работников в командировки только после получения от них письменного согласия.

Ошибка: Сотрудник отдела кадров потребовал оплату процедуры оформления справки о командировке.

Комментарий: Любые документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудника, должны быть оформлены на безвозмездной основе.

Ошибка: Сотрудник оформил справку о командировке, чтобы ускорить процесс регистрации брака, хотя в ней содержится информация о направлении сотрудника в поездку через 2 месяца с момента подачи справки в органы ЗАГС.

Комментарий: Чтобы ускорить регистрацию брака в органах ЗАГС, справка должна сообщать о направлении сотрудника в поездку раньше, чем истечет месяц с даты подачи документа сотрудникам учреждения. Это связано с тем, что регистрация брака должна быть произведена в течение месяца, на общих основаниях, что в рассматриваемом случае никак не препятствует отъезду заявителя в командировку.

Справка расчет по командировке

Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.

Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:

• полное название юридического лица;
• его юридический адрес;
• ИНН, КПП и ОКТМО;
• контактную информацию;
• должность руководителя;
• его ФИО.

Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:

• его название;
• дату составления;
• номер справки по порядку;
• дату составления.

Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:

• номер по порядку;
• ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
• табельный номер конкретного сотрудника;
• реквизиты приказа о направлении его в командировку;
• потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
• установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
• дату отъезда и дату приезда;
• количество дней поездки;
• конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.

Справка о длительной командировке

Продолжительность командировки определяется руководством компании, исходя из необходимости проведения служебного задания и выполнения прочих поручений. Но она не может быть бессрочной. Руководство обязано определить срок пребывания сотрудника в другом городе или регионе.

Для этого необходимо:

При направлении в поездку иностранного гражданина необходимо убедиться в том, что он имеет разрешение на работу именно в том регионе, куда его направляют. Если такое отсутствует или у него нет патента, то срок поездки не может превышать 10 дней.

То есть руководство самостоятельно определяет продолжительность поездки, исходя из тех объёмов, которые ставятся в задачу уезжающему. Но срок поездки должен быть определён в приказе. От этого рассчитываются командировочные и прочие траты. Приказ не может быть с «открытой датой». Если возникнет необходимость продления, то издаётся новый приказ, в котором снова будет указан конкретный период. Дата отъезда и дата приезда должны быть известны работнику заранее.

Справка о нахождении в длительной командировке оформляется точно так же, как и при краткосрочной. Места для предъявления определяются идентично. Правила оформления одинаковые.

Законом не регулируется максимальная продолжительность командировки. Только минимальная – 24 часа. День приезда, день отъезда, а также все выходные и праздничные дни входят в расчёт. Если до места назначения ехать всего 4 – 5 часов, это считается как целый день, который необходимо оплачивать.

Важно! Длительная командировка может быть расценена сотрудниками контролирующих органов как перевод человека на работу в другую местность. Такие действия работодателя регулируются законодательно, и требуется иное кадровое сопровождение. В частности, нужно получить письменное согласие работника на перевод.

Справка с места работы — бланк и образец заполнения

Командированный работник может являться студентом. Если служебная поездка по срокам совпадает с прохождением сессии, то при подтверждении причины отсутствия зачеты или экзамены перенесут на более раннее или позднее время.

ВНИМАНИЕ! В учебное заведение документ о нахождении в командировке требуется подавать заранее.

У справки о командировке нет общепринятого образца, поэтому она составляется в свободной форме, но на фирменном бланке компании. Для юридической силы документа в него обязательно нужно включить все пункты, перечисленные выше.

Запросить документ у работодателя можно в устной либо письменной форме. Срок подготовки справки о командировке не должен превышать трех рабочих дней.

Справка о командировке может оформлена на листе формата А4 или на фирменной бланке компании, в зависимости от места требования.

Унифицированной формы справки о командировке не существует, а потому она составляется в произвольном порядке или по образцу, утвержденному внутренними актами компании. Текст справки и содержащаяся в ней информация будет зависеть от того, куда сотрудник намерен ее передать. В тексте документа непременно указываются:

• кому предназначена справка (может быть указан адресат, или прописана общая фраза “по месту требования”);
• название бумаги;
• дата составления справки и порядковый (регистрационный) номер документа;
• место оформления справки;
• текст справки, содержащий в себе информацию о трудовых отношениях работника и работодателя, о времени направления сотрудника в командировку и периоде его пребывания в поездке, о пункте назначения;
• подпись сотрудника отдела кадров и руководителя, печать предприятия.

Вопрос №1: Может ли работодатель передать справку о командировке сразу по месту требования, указанному сотрудником при запросе документа?

Ответ: Нет, сотрудники отдела кадров не имеют таких полномочий.

Вопрос №2: Может ли справка о командировке быть написана от руки, не на компьютере?

Как оформить командировку с работы

Для оформления командировки с работы необходимо следовать определенной процедуре и предоставить определенные документы. Ниже представлен пошаговый список действий для оформления командировки:

Шаг 1	Составьте заявку на командировку, указав даты и цели поездки. В заявке должны быть указаны данные о сотруднике, месте назначения и сроках предполагаемого отсутствия.
Шаг 2	Прикрепите к заявке официальное переписку или документы, которые могут подтвердить необходимость поездки (например, письма или приглашения от организации, с которой планируется встреча).
Шаг 3	Обратитесь к руководителю или отделу кадров, чтобы получить подпись и одобрение заявки на командировку. В этот момент могут быть заданы дополнительные вопросы или запросы на предоставление дополнительной информации.
Шаг 4	Получите справку о командировке, которая будет содержать информацию о сотруднике, целях поездки, месте назначения и сроках отсутствия. Этот документ может быть оформлен в виде официального письма или специальной формы, установленной компанией.
Шаг 5	Подготовьте необходимые документы для поездки, такие как билеты, визы, загранпаспорт и прочие оплаченные документы. Убедитесь, что все документы находятся в порядке и не истекли сроки действия.
Шаг 6	Предоставьте все необходимые документы руководству или отделу кадров и договоритесь о деталях связанных с командировкой. Это может включать вопросы о возмещении расходов, предоставлении аванса или обратной связи по итогам командировки.
Шаг 7	Следуйте установленным правилам и процедурам во время командировки, к которым может относиться предоставление отчетности или связи с руководством во время отсутствия.
Шаг 8	По окончании командировки вернитесь на работу и предоставьте отчет о выполненной работе и расходах, если таковые имели место. Отчет должен быть составлен в установленной компанией форме и должен содержать детальную информацию о целях поездки, результате работы и использованных средствах.

Следуя этим шагам и предоставляя все необходимые документы, вы сможете успешно оформить командировку с работы.

Подготовка к оформлению справки о командировке

1. Подготовить необходимую информацию:

Для оформления справки потребуется знать следующую информацию:

• ФИО сотрудника;
• Должность сотрудника;
• Номер документа, удостоверяющего личность сотрудника;
• Продолжительность командировки;
• Место назначения командировки;
• Цель командировки;
• Иные сведения, которые необходимо указать в справке.

2. Составить текст справки:

Справка о командировке должна содержать следующую информацию:

• Должность и ФИО руководителя, подписывающего справку;
• Организационно-правовая форма предприятия и его название;
• ФИО и должность сотрудника;
• Номер и дата выдачи справки;
• Продолжительность командировки;
• Место назначения командировки;
• Цель командировки;
• Иные сведения, указанные в предоставляемой организацией форме справки.

Подготовьте сопроводительные документы

Получение справки о командировке для работника требует наличия определенных сопроводительных документов. Вам необходимо подготовить следующие документы:

1. Заявление о командировке, оформленное в соответствии с внутренними правилами вашей организации. В заявлении необходимо указать цель командировки, место и даты проведения, а также сроки командировки.
2. Приказ о командировке, выданный руководителем организации. Приказ должен содержать информацию о работнике, его должности, месте назначения командировки, сроке и цели командировки.
3. Копии документов, подтверждающих необходимость командировки. Это могут быть приглашение от партнера или заказчика, программы мероприятий, бронирование гостиницы и другие документы, связанные с целью командировки.
4. Копии документов, подтверждающих расходы работника во время командировки. Это могут быть квитанции об оплате проезда, проживания, питания, билеты на мероприятия и прочие расходы.
5. Удостоверение личности работника (паспорт) для подтверждения его личности.
6. Копия договора трудового правоотношения с работником, чтобы подтвердить его привязанность к организации и его право на командировку.

Подготовка всех необходимых документов заранее поможет избежать задержек и ускорит процесс оформления справки о командировке для работника.

В каких случаях оформляется?

Справка о пребывании в служебной поездке выдается руководством предприятия (организации), на котором трудоустроен работник, и выдается последнему при необходимости по его ходатайству.

Сотруднику представленная бумага может потребоваться в следующих ситуациях:

• Для предоставления в судебные органы. Если лицо, направленное в командировку, является участником (стороной) судебного процесса, и дата слушания совпадает с днями пребывания в служебной поездке, он может предоставить в суд соответствующую справку с прошением о переносе заседания. В некоторых случая суду могут потребоваться дополнительные подтверждающие документы, например, проездные билеты к месту командировки и обратно и т.п.
• Для расчета пенсии по смешанному типу. Представленная ситуация имеет отношение лишь к работникам регионов, приравниваемых к условиям Крайнего Севера при поездках на выполнение служебного задания на Крайний Север. На основании предоставленной справки пенсионное обеспечение будет рассчитываться по увеличенной ставке.
• Для подтверждения уважительности причины отсутствия на сессии в высшем учебном заведении. Имеет отношение к работникам, которые совмещают учебу и работу. При подаче в вуз представленной справки можно просить о переносе дат сдачи экзаменов на более ранние или поздние.
• Для уменьшения срока между подачей заявления в органы ЗАГС на бракосочетание и самого процесса. В случае, когда жених и невеста запланировали роспись на конкретную дату, но одного из них на соответствующий период направляют в командировку, можно предоставить представленный документ сотрудникам ЗАГСа с целью переноса даты росписи на более раннюю или позднюю.
• Для предоставления в органы полиции. Представленные органы могут потребовать справку о командировке, если лицо, направленное в служебную поездку, имеет условный срок осуждения или является условно досрочно освобожденным, поскольку такие категории граждан пребывают на специальном контроле правоохранительных органов и не имеют права покидать место проживания без уважительных причин и уведомления участкового.
• В компанию, занимающейся управлением в многоквартирном доме. При длительных поездках, особенно заграничных, командированные граждане имеют право требовать перерасчета квитанций по оплате коммунальных платежей в связи с продолжительным отсутствием по постоянному месту проживания. Для изменения счетов необходимо предоставить документальное подтверждение нахождения длительного промежутка времени вне дома.

Если работнику требуется представленная справка для предоставления в несколько мест, в шапке документа может быть указано обозначение «по требованию», однако следует учитывать, что ряд государственных органов (особенно суд) не принимает справку о командировке в виде копии или без указания учреждения, в которое она предоставляется.

Справка расчет по командировке

Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.

Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:

• полное название юридического лица;
• его юридический адрес;
• ИНН, КПП и ОКТМО;
• контактную информацию;
• должность руководителя;
• его ФИО.

Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:

• его название;
• дату составления;
• номер справки по порядку;
• дату составления.

Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:

• номер по порядку;
• ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
• табельный номер конкретного сотрудника;
• реквизиты приказа о направлении его в командировку;
• потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
• установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
• дату отъезда и дату приезда;
• количество дней поездки;
• конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.

Командировка – это поездка человека, с которым у предприятия заключён трудовой договор в другой город или в регион с целью выполнения служебных обязанностей. Продолжительность поездки определяет сам руководитель. Она зависит от объёма задач, которые нужно выполнить, а также от удалённости от основного места работы до места командировки.

Не стоит «отсылать» работника в другую местность на год или несколько лет. Это может быть расценено контролирующими органами как перевод в другую местность. За неправильное кадровое оформление работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа.

Чтобы этого не произошло, необходимо опираться на внутренний распорядок и отправлять работников в командировки только после получения от них письменного согласия.

Подтверждение нахождения в командировке

Утвержденная форма справки с места работы отсутствует. Этот документ составляется в произвольной форме, однако прежде, чем обратиться к работодателю за справкой, необходимо ознакомиться с требованиями к документу, предъявляемыми в конкретном консульстве.

В консульский отдел посольства или консульство иностранного государства представляется оригинал справки с места работы, составленной на официальном бланке работодателя и включающей следующие сведения:

• реквизиты фирмы-работодателя (наименование, адрес, телефон, сведения о регистрации);
• название документа – «справка»;
• реквизиты документа – дату и номер;
• указание на место требования справки (например «в Генеральное консульство Италии
  в Санкт-Петербурге» или «для предъявления по месту требования»);
• данные работника, которому выдается справка, — Ф.И.О., дата рождения и др.;
• указание на то, что данный работник действительно работает у этого работодателя в настоящее время;
• с какого времени (какой период) работник работает в данной фирме;
• должность работника;
• его оклад, доход за последние полгода;
• должность, Ф.И.О. и подпись лица, выдавшего справку (например, кадровика).

Это общие требования, свойственные для любой справки с места работы. Особенностями справки для получения визы являются следующие положения:

• «работнику на время поездки в иностранное государство предоставлен отпуск», если цель поездки туристическая;
• если загранпоездка рабочая (например, для участия в конференции) – «работник направляется в иностранное государство в командировку с оплатой ему командировочных расходов»;
• указывается сфера деятельности работодателя;
• на справке желательно проставить подпись бухгалтера, если справка выдана другим уполномоченным лицом;
• к справке, выданной работодателем-ИП, прилагается копия свидетельства о его регистрации (выдавалось до 01.01.2017) либо лист записи в ЕГРИП (после 01.01.2017);
• если справка выдана самим гражданином (в силу своих полномочий), следует приложить документ, подтверждающий наличие у него соответствующих полномочий (например, приказ о назначении гендиректора).

В любом случае прежде, чем обратиться к работодателю за справкой в посольство для получения визы (образец смотрите ниже), необходимо получить по месту требования информацию относительно сведений, которые в обязательном порядке должен содержать данный документ.

Обычно срок действительности справки с места работы для консульства составляет не более месяца. Чтобы избежать проблем при подаче документов, желательно получить справку с места работы максимум за неделю до ее представления по месту требования, а также заранее поинтересоваться, какие требования к сроку справки предъявляются в конкретном консульстве.

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

С какой целью может потребоваться?

Процесс оформления командировки сопровождается заполнением ряда документов, не оставляющих у нанимателя вопросов о том, куда и с какой целью уезжал работник.

Для подтверждения обычно требуются только проездные билеты и квитанции с гостиницы или другого временного места жительства (съемная комната, квартира и т. д.).

Таким образом, справка о командировке нужна для предъявления не работодателю, а другой организации.

Где может потребоваться такой документ?

Главная цель этой справки – официальное подтверждение факта отсутствия в населенном пункте по уважительной причине. Ситуаций, в которых может потребоваться подобный документ, множество.

Ниже подробно рассмотрены возможные варианты.

Похожие записи:

• Доказать мошенничество обмане
• Кто Малоимущих В Кировской Области
• Обязателен Ли Кассовый Чек К Товарному Чеку В 2021 Году