Срок Хранения Документов В Организации В 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок Хранения Документов В Организации В 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Архивная справка: образец

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Первичные документы / 11:30 31 августа 2020
Бумажные архивы переведут в электронный вид

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 128-27-21
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1 год:
- журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
- данные лиц, не принятых на работу;
- графики предоставленных отпусков.
3 года:
- учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
- записи о трудовой дисциплине;
5 лет:
- акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
- выписки по улучшению условий и охраны труда;
- документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
- данные о командировках;
75 лет:
- характеристики и личные карточки сотрудников;
- трудовые договоры работников;
50 лет (до востребования владельцем):
- личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
Постоянно:
- коллективные договоры;
- личные дела руководителей.

Сроки хранения документов в организации в 2021 году

В Перечне 2019 встречается несколько видов учетных форм. Приведем их определения. Согласно Терминологическому словарю «Управление документами. Термины и определения»[3] (далее — Терминологический словарь) база данных — это совокупность структурированных и формализованных данных, относящихся к определенной предметной области, а журнал и книга – это форма представления документа, предназначенная для внесения периодических записей регистрационно-учетного характера.

Принципиальной разницы между видами учетных форм нет: книга регистрации входящих документов, журнал регистрации входящих документов и база данных входящих документов мало отличаются друг от друга. Правда, часто выбор названия документа зависит от носителя: слово «книга» больше подходит к учетной форме на бумажном носителе, а «база данных» – к электронному документу.

Согласно Словарю видов и разновидностей современной управленческой документации[4] реестр — это учетный документ, содержащий список зарегистрированных документов, имущества.

Чем реестр отличается от книги и журнала? Информация об объектах учета, попавших в реестр, статична: она не будет меняться в течение «жизни» зарегистрированного в реестре документа. Например, изменения в реестр лицензий внесут, когда у организации отзовут лицензию. Изменения в реестре акционеров внесут, когда акционер перестанет таковым быть. В реестре нотариальных действий вообще нельзя дополнять и изменять однажды внесенные записи.

Именно поэтому называть реестром журнал (книгу, базу данных) регистрации входящих документов некорректно.

Реже встречаются карточки, которые в Терминологическом словаре определены как листы плотной бумаги установленного формата, используемые для изготовления документов учетного характера, формируемых в картотеку. Карточки — это тоже учетные документы, редкие сегодня в канцеляриях, но используемые в отделах кадров, лабораториях и некоторых других структурных подразделениях компании.

Наконец, еще один узкоспециальный учетный документ — табель учета рабочего времени, который используют для регистрации отработанных каждым сотрудником часов. Табель обязана вести каждая организация[5].

Срок хранения любого документа начинается 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершен делопроизводством. Например, срок хранения документа, завершенного делопроизводством в 2020 году, начнется 1 января 2021 года.

Учетные формы считают завершенными делопроизводством только после того, как в них внесут последнюю запись. Такую запись могут не вносить годами. Рассмотрим документ, который обязан вести каждый работодатель[6], — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[7]. В форме этого документа есть графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и графа 13 «Подпись работника в получении трудовой книжки». Их следует заполнять в день увольнения работника. Следовательно, книга учета трудовых книжек не будет завершена делопроизводством до тех пор, пока последний работник, чья трудовая книжка вписана в книгу, не уволится.

Таким образом, закрытие учетной формы означает внесение в нее полных сведений обо всех учтенных документах.

Мы упорядочили и разместили в таблицах все разновидности учетных форм по срокам хранения:

учетные формы со сроками хранения «До ликвидации организации» и «Постоянно»;
учетные формы с временными (свыше «10 лет») сроками хранения (см. Таблицу);
учетные формы со сроками хранения от «5 лет» до «10 лет»;
учетные формы со сроками хранения менее «5 лет»;
учетные формы со «специальными» сроками хранения (то есть когда в статье Перечня 2019 прямо указано, что регистрационную форму следует хранить столько же, сколько и внесенные в нее документы).

Сроки хранения документов по перечню 2019: бухгалтерские документы

Сроки хранения документов по Перечню 2019: приказы и распоряжения

Сроки хранения документов по Перечню 2019: договоры

Новые сроки хранения кадровых документов в 2021

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Источники:

закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558. Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:

Первичные бумаги и регистры по различным направлениям.
Различная отчетность, включающая декларации, бухотчетность, заключения аудиторских компаний.
Учетная политика, бумаги с данными о предприятии.

Срок хранения данного перечня документов определяется в зависимости от целей хранения:

Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
Для налогового учета (согласно статье 23 НК РФ) – 4 года.

ВАЖНО! В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.

Вторая категория документов – это бумаги предприятия, которые нужно хранить на протяжении всей его деятельности. К ним относятся:

Регистрационная документация.
Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
Протоколы об организованных собраниях учредителей.
Бумаги о выпуске акций.
Положения о подразделениях компании.
Перечни аффилированных лиц.
Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.

Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
Квартальная – 5 лет.
Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.

Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года

Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:

Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.

ВАЖНО! В законе указаны все сроки хранения документации. Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя.

За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия. Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.

Наименование документов	С 18 февраля 2020 года	До 18 февраля 2020 года
Налоговые декларации, счета-фактуры	4/5 лет	5 лет – для налоговых деклараций; 4 года – для счетов-фактур
Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов	5 лет	—
Переписка о реструктуризации налоговой задолженности	6 лет	—
Расчеты по страховым взносам	50/75 лет	5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ	5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей 50/75 лет	5 лет, а если нет лицевых счетов: 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года; 75 лет, если оформлены до 2003 года
Книги учета доходов и расходов на упрощенке	5 лет	В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Наименование документов	С 18 февраля 2020 года	До 18 февраля 2020 года
Трудовые договоры, личные карточки работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Приказы о кадровых перемещениях	50/75 лет	На руководителей – постоянно; на сотрудников – 75 лет** либо 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	—
Графики отпусков	3 года	1 год
Лицевые счета работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 20 декабря 2019 года N 236

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239),

приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
6 февраля 2020 года,
регистрационный N 57449

Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).

Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

Вид документа	Срок хранения по-старому (18.02.2020)	Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Графики отпусков	1 год	3 года
Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта	3 года	5 лет
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов	5 лет	6 лет
Документы о дисциплинарных взысканиях	5 лет	3 года
Реестры сведений о доходах физлиц	75 лет	5 лет
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	Постоянно	5 лет
Заявки о потребности в иностранцах	5 лет	1 год
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам	5 лет	6 лет
Образцы подписи материально ответственного лица	Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.	5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
предупреждения, уведомления работников — 3 года;
заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.

Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.

В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

АХО. Секретариат и делопроизводство

К списку статей

Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 утвержден перечень бумаг, которые формируются в процессе работы организаций вне зависимости от форм собственности. Список дифференцирует их по общим для всех учреждений типам, определяет сроки и условия хранения документов в организации. Некоторые теперь хранятся дольше (к примеру, график отпусков), по ряду период, наоборот, сокращен (кадровые сведения с дисциплинарными взысканиями). Для некоторых документов определен особый срок.

ВАЖНО! С введением в действие приказа Росархива № 236 утратил силу приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и старые сроки!

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 разъяснил требования к хранению документов в организации и алгоритм применения перечня:

срок хранения бумаг считают с 01.01 года, следующего за тем, в котором они закончены в делопроизводстве;
обязанность соблюдать сроки любыми учреждениями, независимо от форм собственности, организационно-правовых форм;
обязанность уничтожить бумаги по истечении периода (1-75 лет), до истечения уничтожать запрещено;
возможность продлить срок в процессе проведения экспертизы ценности, но не сократить.

Инструкция к приказу № 237 поясняет, что организации должны обеспечить хранение документов не менее установленных сроков, определяет значение терминов «до минования надобности», «постоянно», «до ликвидации», «до замены новыми». В приказе Росархива № 236 обновлены периоды хранения документов по личному составу.

Вид	Период для хранения
График отпусков	3 г.
Книги, журналы, карточки учета, базы данных по отпускам	5 л.
По дисциплинарным взысканиям	3 г.
Обращение о потребности в иностранной рабочей силе	1 г.
О состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	5 л.
Книги, журналы регистрации, базы данных по несчастным случаям на производстве, журналы учета аварий, инструктажа по охране труда	45 л.
Трудовые соглашения	50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)
Документы по приему, переводу, увольнению	50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)
Личные карточки сотрудников	50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)
Уведомления, предупреждения сотрудников	3 г.
Заявления работника о предоставлении документов о работе, их копий	1 г.

Приказ определяет алгоритм и правила хранения документов в организации по делопроизводству не для всех видов бумаг. Например, НК РФ определил особые сроки для хранения бумаг. Те, которые применяют в целях ведения учета по налогам, хранят не менее 4 лет (п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Вид	Период для хранения
Декларации по налогам	5 л.
Расчеты в части страховых взносов	5 л. при отсутствии л/с, 50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)
Справки 2-НДФЛ	5 л. при отсутствии л/с, 50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)
Книги учета доходов и расходов по УСН	5 л.

В процессе деятельности в организациях образуется большое количество различных документов – бухгалтерского, налогового, кадрового учета и т.д. Указанные документы организации обязаны хранить в течение определенных сроков.

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения. Перечень могут использовать все организации (вне зависимости от их организационно-правовой формы и формы собственности).

Сроки хранения изменились не по всем документам. Наиболее важные изменения представлены в таблице.

Вид документа	Было	Стало
Договор лизинга	постоянно	5 лет
Паспорта сделок	постоянно	15 лет
Документы о переоценке основных средств и амортизации	постоянно	5 лет после выбытия (списания) основных средств
Книга учета доходов и расходов по УСН	постоянно	5 лет
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Документы о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налогам	5 лет	6 лет
Документы о получении зарплаты (если у работников есть лицевые счета)	5 лет	6 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет	5 лет
График отпусков	1 год	3 года
Образцы подписей материально ответственных лиц	Срок определила организация, но он не мог быть менее 5 лет	5 лет после смены материально ответственного лица

Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. По нашему мнению, после этой даты можно не хранить документы, по которым истек срок хранения с учетом внесенных изменений.

Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:

— государственные органы;

— органы местного самоуправления;

— негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).

Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).

Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации. Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков. Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.

Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.

Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4);
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).

Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.

При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.

Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.

Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Срок хранения документов по личному составу в 2021 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2021 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Установлены новые сроки хранения документов

Для организации оперативного доступа к файлам архива необходимо разработать номенклатуру дел. Передачу следует производить в соответствии с графиком, утвержденным приказом руководителя. В этом же приказе необходимо определить должностное лицо, которое будет отвечать за процесс передачи в архив, а также вести номенклатуру принятых дел.

2. С 2021 года бухгалтерские документы с информацией о заработной плате работников и о трудовых отношениях с организацией должны храниться 50 лет. Это распространяется на документы, составленные после 2003 года, созданные ранее хранятся 75 лет. Например, это относится к реестрам сведений о доходах физических лиц.

Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Общий порядок, в соответствии с которым должны переноситься убытки, указывается в нормах статьи 283 Налогового кодекса, который указывает на возможность всех компаний, понесших определенные убытки, сократить налогооблагаемую базу прибыли за текущий налоговый период на полную сумму этих убытков. Помимо этого, предусматривается также возможность перенесения определенной части полученных убытков на будущие периоды.

В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.

Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.

В то же время, сроки хранения документов в организации в 2021 году, таблицу можно скачать здесь.

Вид бумаг	Срок
Финансовая отчетность	Сводная годовая и годовая — постоянно, квартальная и месячная — 5 лет и год соответственно
Бюджетные отчеты	Годовые — постоянно, квартальные и месячные — 5 лет и год
Передаточные акты и аналитические бумаги к годовым отчетам	Постоянно
Отчеты о выполнении смет	Сводные годовые и годовые — на постоянной основе, квартальные — сроком на пять лет
Документы учетной политики	5 лет
Лимиты и фонды зарплаты	По месту разработки и принятия — постоянно, в других компаниях — пока не истечет потребность
Счета-фактуры	4 года
Отчеты по драгметаллам, гарантийные письма и переписки по выдаче и возврату ссуд	На протяжении 5-ти лет
Свидетельства о налоговом учете	Постоянно
Перечень выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы в госфонды	По месту утверждения хранятся постоянно, в других компаниях — пока не поменяются на новые

Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.

Сроки хранения документов по Перечню 2019: учетные (регистрационные) формы

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2021 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Артизов также отметил: «По всей вероятности, это будет последняя итерация перечня в традиционном виде как нормативного правового акта. В дальнейшем Росархив планирует перейти к реестровой модели его ведения в электронном виде, т.е. в виде базы данных (по аналогии с Реестрами недвижимости, юридических лиц и т.п.)» 2 . Реестр с кодами видов документов можно будет использовать в качестве классификатора для систем электронного документооборота государственных органов, для автоматизации экспертизы их ценности и развития единого информационного пространства. Фактически это будет своеобразная революция в делопроизводстве, активизирующая переход к электронному документообороту.

командировочные удостоверения хранятся в течение 5 лет после окончания командировки (за исключением командировок на Крайний Север – те также должны храниться 75 лет);
графики предоставления отпусков — 1 год.

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива).

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения. Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет. Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.

Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .