Обязательные журналы по кадровому делопроизводству

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные журналы по кадровому делопроизводству». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру.

Микропредприятие: обязательные кадровые документы

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно в виде приложения к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку, например 0,25 или 0,5.

Кадровое делопроизводство в 2021

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

После того как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу.

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать.

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.

Дополнительные кадровые документы

Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.

Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н <3>.

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии.

Внимание! Платежи принимаются только с номеров, оформленных на физ.лицо. Услуга доступна для абонентов Актив, Кселл и Билайн.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Личная карточка работника (Унифицированная форма N…

Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока.

Кадровое делопроизводство, или КДП, является важнейшей задачей кадровика: отсутствие документов чревато серьезными последствиями для организации. Трудовая инспекция (ГИТ) проводит не только плановые, но и внеплановые проверки и может нагрянуть в любое время с требованием предъявить всю документацию, предписанную законом.

Часто при совершении сделок купли-продажи недвижимости возникает вопрос, можно ли ограничиться указанием о том, что денежная сумма в оплату за недвижимость была полностью передана до подписания договора и не составлять расписку от продавца о получении денежных средств. Иногда такие же положения стороны хотят включить в акт передачи недвижимого имущества. На форумах,…

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал. В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота.

Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново.

Различают журналы по унифицированной и произвольной форме. По унифицированной форме, например, ведутся: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ним».

Оформление журналов учета персонала

Рассмотрим подробнее основные требования к кадровому учету и документы, которые необходимо вести предприятию.

Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.

Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Именно данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором.

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.

Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями.

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях). Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ.

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Очень многие руководители сегодня делают свой выбор в пользу кадрового аутсорсинга. Он стал востребован по следующим основным причинам: экономия финансовых и временных ресурсов; нет необходимости самостоятельно управлять кадровой службой, сосредоточив все свои управленческие решения на ведении бизнеса.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять.

Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.