О неготовности делопроизводства к проведению проверки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О неготовности делопроизводства к проведению проверки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
К счастью, большинство руководителей имеют другую точку зрения и как минимум готовы отдать этот вопрос полностью в ведение секретаря, а как максимум – обеспечить ему всяческую поддержку. Вопрос № 2: знают ли работники о существовании «неработающих» ЛНА?
О приостановке проведения плановой или внеплановой проверки инспектор подает докладную записку руководителю Гоструда (его территориального органа), в которой обязательно отмечаются причины приостановки проверки, дата, с которой она приостановлена, и условия, при которых проверка будет продолжена.
Контроль сроков исполнения документов и поручений
Плановые проверки юридических лиц проводятся в соответствии с годовым планом-графиком проведения проверок работы служб делопроизводства, ЦЭК (ЭК) и архивов юридических лиц – источников формирования (комплектования) АФ ДНР, которые утверждаются начальником ГГУДОАД.
Составление ежегодных планов-графиков проведения проверок работы служб делопроизводства, ЦЭК (ЭК) и архивов юридических лиц – источников формирования (комплектования) АФ ДНР осуществляется соответствующим структурным подразделением ГГУДОАД.
Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.
Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!
Также можно позвонить непосредственно в контролирующий орган, который пришел на проверку и проверить, действительно ли лица, предъявившие служебные удостоверения, являются сотрудниками этого органа.
Исследуем ситуацию в подразделении
Кроме того, по решению руководителя в организации может быть сформирован постоянный состав комиссии. Он закрепляется в ЛНА организации, что упрощает дальнейшую задачу по подбору членов комиссии. Комиссия может быть создана и разово для проведения определенных работ.
Несмотря на реформы последних лет, направленных на сокращение количества контролирующих органов, число последних все еще остается внушительным. По данным Кабинета Министров Украины, 27 центральных исполнительных органов власти в Украине имеют контролирующие функции в различных сферах хозяйственной деятельности (количество которых значительно больше).
Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние делопроизводства и порядок работы со служебными документами.
Прежде чем перейти к алгоритму действий руководителя при проверке, напомним, какие основные контролирующие органы в Украине есть и которые, пусть не все, но все-таки могут нечаянно нагрянуть…
В случае несогласия юридического лица со сроками осуществления плановой проверки, срок плановой проверки может быть перенесен по согласованию с ГГУДОАД на период, не превышающий 14 дней.
В состав комиссии включаются военнослужащие и лица гражданского персонала (в обязательном порядке лица, ответственные за учет и хранение служебных документов с пометкой «Для служебного пользования») воинской части, в которой проводится проверка. Члены комиссии на период ее работы освобождаются от исполнения должностных обязанностей и привлечения к несению службы в наряде.
Контроль за состоянием несекретного делопроизводства Приказ Министра обороны РФ от 04.04.2017 N 170 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (вместе с ИД-2017.
Товары, полученные служебными (должностными) лицами контролирующих органов при проведении контрольной расчетной операции, подлежат возврату плательщику в неповрежденном виде.
Как заставить работать организационные документы по делопроизводству?
Проверяющие обязаны не только предъявить оригинал направления (иногда его называют удостоверением) на проверку, но и предоставить его копию.
В таком случае сроки проведения проверки, в том числе начатой, переносятся до даты получения указанных копий документов или обеспечения доступа к ним.
Руководитель и должностные лица юридического лица, принимавшие участие в проверке, подтверждают ознакомление со справкой проверки личной подписью.
В таком случае сроки проведения проверки, в том числе начатой, переносятся до даты получения указанных копий документов или обеспечения доступа к ним.
Руководитель и должностные лица юридического лица, принимавшие участие в проверке, подтверждают ознакомление со справкой проверки личной подписью.
В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.
Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь
Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской.
Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.
В процессе подготовки к проверке в ГГУДОАД изучаются документы наблюдательного дела юридического лица, а также учетные документы архива: учетная карточка юридического лица, паспорт архива; исторические справки и описи дел постоянного хранения и по личному составу и др.
В соответствии с действующим законом государственный надзор в Украине осуществляется путем проведения плановых и внеплановых мероприятий, к которым относятся проверки, ревизии, осмотры, обследования и другие действия. Основные виды проверок, проводимых некоторыми контролирующими, надзорными и правоохранительными органами, приведем в таблице.
Правильно оформленные документы – залог успешного функционирования организации. Соответственно, плохо налаженная система документооборота может тормозить ее деятельность. Как провести аудит делопроизводства – рассмотрим в рамках статьи.
Плановый аудит проводится один раз в год или реже. Но его обязательно проводят тогда, когда поменялось законодательство. В связи с этим необходимо дополнить информацию в нормативных документах организации. Это позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций. Параметры проверок должны быть четко прописаны в Инструкции по делопроизводству. При осуществлении планового тематического мероприятия проверке подлежат документы за период со времени проведения последней плановой тематической проверки. Если такая проверка не проводилась, а также при необходимости проверяются документы как за текущий, так и за прошлые годы.
Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами (расписками).
Пунктом 85.1 ст. 85 Налогового кодекса установлен запрет истребования документов от налогоплательщика любыми должностными (служебными) лицами контролирующих органов в случаях, не предусмотренных настоящим Кодексом.
Для налогоплательщиков, которые в соответствии с п. 85.2 ст. 85 Налогового кодекса обязаны предоставлять информацию в электронной форме, общий формат и порядок предоставления такой информации определяются центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную финансовую политику.
Вопрос № 1: как директор относится к работе с документами? Если секретарь пришел к однозначному выводу о том, что действующие ЛНА по делопроизводству не используются работниками, принимать меры по их популяризации еще рано. Сначала необходимо установить главное, а именно – позицию руководителя организации и топ-менеджеров в этом вопросе.
Альтернатива: установить стационарную видеокамеру при входе в офис и в самом офисе. Впрочем, поскольку угол обзора стационарной видеокамеры ограничен и, к тому же, она нечетко фиксируют звук, то дополнительно к ней советуем использовать переносную персональную видеокамеру. Можно использовать даже те, что встроены в мобильный телефон.
О. Поповой до 1 марта 2011 года принять меры по доукомплектованию отдела ДОУ следующими специалистами: … (указать конкретно); в) поручить начальнику информационного отдела Р.С.
Оформленное дело с сопроводительным письмом за подписью руководителя Гоструда или ее территориального органа либо его заместителя по исходящему номеру направляется в суд. К делу приобщаются заверенное должным образом извлечение из акта проверки и копии документов, подтверждающие выявленные нарушения.
На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию учреждение.
Министерство финансов Украины (в том числе органы Государственной казначейской службы Украины, органы Государственной финансовой инспекции Украины (ранее — Контрольно-ревизионное управление)).
Перечень утверждается руководителем организации учреждения , если он включает нерегистрируемую документацию всей организации учреждения , или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.
Что следует знать о проверках: советы юриста
Если директор считает, что работа с документами в компании далеко не самая важная деятельность, то так будет считать большинство работников. В этой ситуации секретарь может биться с системой годами, но результаты будут минимальными.
Утвердить Порядок проведения Главным государственным управлением документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики проверок организации работы служб делопроизводства, центральных экспертных, экспертных комиссий и архивов юридических лиц, который прилагается.
Объем проверки определяется Планом проверочных мероприятий. Он утверждается приказом генерального директора.
Инструкция о порядке проведения проверок учреждений — источников комплектования
Министерство экологии и природных ресурсов Украины (в том числе Государственная экологическая инспекция и т. п.).
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации особенно если они территориально разнесены и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
При пропуске вышеуказанного срока по уважительным причинам этот срок по заявлению лица, в отношении которого вынесено постановление, может быть восстановлен должностным лицом инспекции, правомочным рассматривать жалобу.