Новости в кадровом делопроизводстве в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новости в кадровом делопроизводстве в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

Совет

Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается.

Какие сведения войдут в отчет за январь:

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2021.

Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2021 году.

Изменения в работе кадровиков в 2021 году

С 1.01 2021 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2021. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

С нового года применяется постоянная и временная удаленка, также возможен комбинированный режим. Вводятся два основания для увольнения дистанционного работника:

невозможность продолжать работу по объективным причинам (переезд в другую местность);
работник не выходит на связь больше 2 дней.

Важно!

ТК в 2021 году прямо запрещает вводить дополнительные основания для увольнения дистанционного работника и уменьшать ему зарплату

Об изменениях в Трудовом кодексе относительно дистанционной работы читайте подробнее здесь.

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

колдоговоре;
трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Совет

Трудовой договор на бумаге направляйте удаленному сотруднику, если он об этом попросит

Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.

С 1 января 2021 увеличен МРОТ. Необходимо внести изменения в ЛНА, трудовые договоры. Размер МРОТ влияет на величину зарплаты и пособий.

Об изменении узнайте подробнее из нашего материала.

Восемь изменений в работе с сотрудниками в 2021 году

С 1 января 2020 года начался процесс формирования электронных трудовых книжек. Переход на новый формат сведений о трудовой деятельности стал добровольным и осуществляется только с согласия работника. То есть у работника до 31 декабря 2020 года включительно есть возможность выбрать — оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Дальнейшие действия работодателя зависят от этого выбора.

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.

При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.

Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

исполнение работодателями законодательства о труде;
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

организационно-распорядительные документы;
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
приказы по личному составу, личные карточки;
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

по квотам рабочих мест для инвалидов;
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
определены два вида временной дистанционной работы:
непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Необходимость перевода кадрового делопроизводства в цифровой формат назревала уже давно. Бизнес готов к таким нововведениям и, более того, нуждается в них. Определенные сложности возникали с устойчивым недоверием к данному формату.

Для руководителей предприятий цифровизация ассоциируется с повышенными рисками потери информации или ее утечки. Кроме того, внесение изменений требует определенных финансовых вложений. Понадобится обучать сотрудников элементарной компьютерной грамотности. Техническая сторона вопроса также требует денежных затрат. Для внедрения полноценного документооборота потребуются новые программы и приложения.

Рядовые сотрудники относятся к электронным документам настороженно. Многие не понимают подобного формата сотрудничества. Ведь, в отличие от бумажного носителя, электронные документы нельзя потрогать. Поэтому они подсознательно кажутся не столь надежными.

Толчком к ускорению процесса внедрения стала эпидемия коронавируса, когда предприятия были вынуждены отправить множество сотрудников на удаленную работу. Сразу возникла проблема оформления документов, для решения которой понадобились изменения в законодательстве.

Например, применение электронной цифровой подписи. Использование квалифицированной ЭЦП стоит недешево, и обновлять ее нужно ежегодно. Это дополнительное бремя финансовых затрат для компаний. Ведь они вынуждены оплачивать получение ЭЦП для каждого удаленного работника.

Вместе с тем бизнес быстро обнаружил и новые возможности от перехода в цифровой формат. Автоматизация процессов делает их быстрее и эффективнее. Совокупность всех факторов, связанных с самоизоляцией и эпидемиологической ситуацией, стала своеобразным катализатором для правительства. Она подтолкнула к ускоренному внедрению изменений, утверждению их на законодательном уровне.

Какие кадровые документы нужно поправить в 2021 году

С начала нового года активно стали использовать электронные трудовые книжки. Это повлекло за собой необходимость внесения поправок и в другие сферы законодательства.

Изменения коснулись возможности использовать электронную цифровую подпись при оформлении кадровых документов. В том числе и неквалифицированную.

Каждая компания получила право самостоятельно принимать решение о форме документооборота с учетом специфики своей работы и выгод для предприятия.

ЭЦП разрешено использоваться для подписания следующих документов:

приказы о приеме на работу или о переводе на другую должность;
трудовые договора;
соглашения о материальной ответственности;
допсоглашения об изменении условий труда;
приказы об увольнении;
акты приема-передачи оборудования.

Некоторые компании уже внедряют электронный документооборот в собственном коллективе. Пока такие проекты проходят в качестве эксперимента. Они позволят выявить все сильные и слабые стороны изменений.

Например, уже сейчас можно говорить о том, что для небольших фирм будет проблематично заказывать ЭЦП для каждого сотрудника, включая соискателей вакансий.

Также отмечаются сложности с обучением сотрудников работе с системой электронного документооборота. Программы для хранения и работы с электронными документами также необходимо будет разрабатывать для каждой компании. При этом важно обеспечить высокую степень защиты данных.

Все действия проводятся в специальной программе, имеющей многоуровневую настройку доступов. Сотрудник отдела кадров создает приказ или другой документ в формате pdf. Готовый файл отправляют работнику через систему.

Сотрудник в своем личном кабинете системы видит новый документ, знакомится с его содержимым, подписывает при помощи ЭЦП. Затем договор вновь возвращается в отдел кадров. Одна копия остается в личном кабинете сотрудника. При необходимости экземпляр можно распечатать.

Сейчас проекты по переводу предприятий на электронный документооборот внедряются всего в нескольких компаниях в тестовом режиме. По планам Министерства труда эксперимент будет проводиться до марта 2021 года. При необходимости тестовый период продлят.

Внимательно следите за изменениями в кадровом законодательстве, чтобы не пропустить момент, когда нужно будет перестроить собственную работу.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!

19.01.2021 опубликовано Постановление Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 27.10.2020 № 769п «О внесении изменений в постановление Правления пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п».

Основные изменения:

— страхователь сможет исправлять ошибки предыдущего работодателя, но только в том случае, если он является правопреемником;

— из СЗВ-ТД исключено поле со сведениями об отчетном периоде;

— в таблице со сведениями о зарегистрированном лице добавлена новая графа – работа в районах Крайнего Севера/ Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

— графа «Код выполняемой функции» будет заполняться кодами из Общероссийского классификатора занятий. В настоящее время графа «Код выполняемой функции» заполняется по кодировке профессионального стандарта (при наличии).

Документ вступает в силу 01.07.2021.

Изменения трудового законодательства 2020 года, с которыми мы переходим в 2021 год

Дистанционный труд в локальных документах организации: пошаговый план для работодателя

Роструд о порядке изменения трудовых отношений при оргизменениях и реорганизации

Актуально на 5 февраля 2021

Что меняется с 2021 года в работе кадровика?

Новые правила дистанционной работы были введены Федеральным законом от 08.12.2020 года №407-ФЗ. Эти изменения работодатели ждали еще летом 2020 года, но законодатель затянул с новой редакции главы 49.1. Поэтому они вступили в силу с 1 января 2021.

Сейчас у работодателя есть право перевести сотрудника на удаленную работу сроком до полугода без его согласия и заключения дополнительного соглашения. Будет достаточно оформить приказ о переводе работников на дистанционную работу.

Также Правительство предусмотрело возможность комбинировать удаленную работу и работу в офисе, если это необходимо. До этого гл. 49.1 предусматривала только чисто дистанционную работу без совмещения с офлайн.

Еще закон №407-ФЗ дал два новых дополнительных основания для прекращения трудового договора с дистанционными работниками:

если сотрудник не выходит на связь в течение 2-х дней без уважительной причины;
если работник переезжает в местность, где отсутствует Интернет-покрытие, и при этом не может осуществлять свои должностные обязанности.

Все регионы России
Дистанционная форма обучения
Доступ 24/7
Удостоверение или Диплом установленного образца
Доставка по Почте России бесплатно
Регистрация всех выданных документов в ФИС ФРДО

С 1 января 2021 года при приеме на работу сотрудника, для которого компания является первым рабочим местом, не нужно оформлять трудовые книжки на бумаге. Для таких работников на основе данных, предоставленных работодателем, сразу формируется электронная трудовая книжка в ПФР.

Также с 1 января отменяется обязанность ежемесячно направлять сведения по среднесписочной численности работников – с нового года эти данные подаются в составе РСВ.

14 декабря в силу вступает приказ Минтруда от 17.09.2020 N 618н, устанавливающий новую форму выписки из электронной трудовой книжки СТД-ПФР. Выписка формируется в электронном или бумажном виде по запросу на основании данных, содержащихся в информационной системе ПФР. Работодатель сможет увидеть в СТД-ПФР весь учтенный на индивидуальном лицевом счете стаж сотрудника, что упростит проверку информации о стаже соискателей при трудоустройстве.

Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ
Приказ Минтруда России от 17.09.2020 N 618н
Федеральный закон от 28.01.2020 N 5-ФЗ

В следующем году нужно учитывать, что с 13 августа 2020 года изменился порядок выплат при сокращении штата или ликвидации организации. Если уволенный сотрудник не нашел новую работу, он может обратиться за выплатой среднего заработка в течение 15 рабочих дней после окончания оплачиваемого месяца. Организации дается 15 календарных дней на перечисление выплат.

При ликвидации компании произвести полный расчет с персоналом нужно до ее завершения. Для этого необходимо перечислить единовременную выплату в размере 2 средних заработков либо компенсировать средний заработок сотрудника за период поиска другой работы.

Федеральный закон от 13.07.2020 N 210-ФЗ
Федеральный закон от 13.07.2020 N 203-ФЗ

Семинар 12.02.2021

Оптимизация расходов на персонал с учетом требований трудового законодательства

Изменения трудового законодательства в 2019 году (таблица)

Диспансеризация 2021: какие года

Изменения трудового законодательства в 2020 году

УСН с 2021: изменения

Отмена 2-НДФЛ с 2021 года

Многочисленные изменения в трудовом законодательстве 1 января 2021 года обретут юридическую силу. Прежде всего, о них нужно знать работодателям, чтобы избежать штрафов за нарушение новых требований. Но многие поправки напрямую коснутся и сотрудников. Например, гражданам, которые в 2021 году впервые в своей жизни устроятся на работу, больше не будет оформляться бумажная трудовая книжка – ее полностью заменит цифровой аналог документа. Какими будут последние изменения в трудовом законодательстве 2021 года, расскажем далее.

С 1 января 2021 года работникам, начинающим карьеру и впервые устраивающимся на работу, будут открывать только электронные трудовые. Бумажные варианты документа им уже заводить не будут.

Трудовые старого формата (бумажные) останутся только у действующих работников, которые написали заявление об использовании именно таких книжек. В этом случае работодателю придется одновременно вести и бумажную и цифровую трудовую книжку.

Москва
Санкт-Петербург
Екатеринбург
Казань
Краснодар
Новосибирск
Пермь
Ростов-на-Дону
Тюмень
Уфа
Махачкала

В январе 2021 года был обновлен порядок расчета МРОТ. Теперь он будет рассчитываться в процентном отношении к медианной заработной плате. Размер МРОТ будут определять раз в год.
Под медианной заплатой понимается средняя заработная плата, относительно которой у половины граждан зарплата выше, а у второй — ниже.

Размер МРОТ в 2021 году — 12 792 рубля — 42 процента от медианной зарплаты). Величина МРОТ не может стать меньше по сравнении с прошлогодними показателями. Кроме того, он не должен быть ниже ПМ в целом по стране. Следовательно, зарплаты также должны расти.

Трудовое законодательство в 2021 году: основные изменения

В прошлом году многие россияне перешли на дистанционную работу из-за пандемии коронавируса. В трудовом кодексе РФ появились новые статьи, посвященные удаленной занятости. Удаленный вид работы должен быть закреплен в трудовом договоре с сотрудником. Обмен документами между работником и начальником ведется в электронной форме.

Удаленная работа не должна влиять на размер заработной платы работника. Также работодателю необходимо убедиться в том, что сотрудник обеспечен необходимыми средствами и техникой для выполнения рабочих обязанностей. Если сотрудник использует собственное оборудование, то начальство должно компенсировать затраты на его функционирование.

Сотрудник, работающий удаленно, может быть уволен, если он не выходит на связь с начальством на протяжении 2 дней с момента поступления запроса руководства.

До 31.03.2021 в России продолжается эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота. С его помощью сотрудник и начальник могут оформлять трудовые договора, вносить в них изменения, обмениваться кадровыми документами. Все сведения будут храниться в электронном виде, без бумажных дубликатов. В качестве базы для документооборота выступает система «Работа в России».

С января 2021 года россиянам больше не нужно оформлять традиционные трудовые книжки — даже при первом устройстве на работу. Теперь они оформляются в электронном виде в ПФР, на основании данных, предоставленных работодателем.

В 4 раза был сокращен перечень должностей, на которых не могут трудиться женщины. Обновились правила труда для водителей: они имеют возможность разделить рабочую смену на несколько частей, количество еженедельного отдыха должно быть не меньше 45 часов.

Основные вопросы, рассматриваемые на семинаре:

Новое в трудовом законодательстве с 2021 года
Дистанционный (удаленный труд): что надо сделать работодателю в обязательном порядке
Аспекты кадрового делопроизводства в связи с произошедшими изменениями
Профессиональные стандарты как элемент пенсионного обеспечения
Новое в спорах по увольнению
Иные важные изменения

Новости для кадровика (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

В 2020 году пандемия коронавирусной инфекции безусловно внесла существенные изменения в трудовую деятельность граждан во всем мире. Дистанционный режим работы для сотрудников в 2021-м вводится повсеместно.

Правительство России включило введение понятия удалённой работы в Общенациональный план как одну из мер поддержки экономики страны. Законопроект предполагает возможность временного перевода сотрудников на удаленный режим работы по инициативе Работодателя без заключения дополнительных соглашений к трудовому договору.

Вводится возможность смешанного режима работы, который включает в себя и дистанционную трудовую деятельность и нахождение сотрудника на рабочем месте в определенные дни. Изменения о смене формата трудовой деятельности будет достаточно закрепить Приказом Работодателя о переводе сотрудника на дистанционную работу и согласием Работника на такой перевод.

Законопроект предусматривает возможность заключения срочного трудового договора с выпускниками образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования. Дополнительным вариантом оформления трудовых отношений с выпускниками устанавливается стажировка.

Для Работодателя вводится возможность закреплять испытательный срок для данной категории сотрудников, а также, при необходимости, продлевать срочный трудовой договор без его расторжения.

В настоящее время проект работает в тестовом режиме, однако уже сейчас каждый Работодатель может испытать новую систему ведения кадрового учета.

Электронный формат вводится в отношении документов, которые Работодатель определяет самостоятельно на основании рекомендаций Министерства Труда России и не затрагивает трудовую книжку Работника. Для участия в проекте Работодателю необходимо подать заявление в Министерство.

С 1 января все российские работодатели могут вести бумажную и электронную трудовые книжки на работников. Такие изменения прописаны в Трудовом кодексе РФ. Выбирать формат свой трудовой будет каждый работник в течение 2020 года. Об этих изменениях всем работодателям придется уведомить каждого работника до 1 июля 2020 года и получить подпись работника под уведомлением. А подать заявление о переходе на электронную трудовую работники смогут до 31 декабря.

Форма уведомления работника о переходе на электронную трудовую книжку разработана Пенсионным фондом России, но можно использовать и произвольную форму. Главное — обязательно проанализировать локальные акты организации и своевременно внести изменения в действующие трудовые договоры, коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка и регламент работы кадровой службы. С новыми редакциями локальных нормативных документов нужно ознакомить работников.

Всем, кто в первый раз трудоустроится в 2021 году, оформлять бумажные трудовые книжки будет не нужно. Для них предусмотрены только электронные. Сведения о трудовой деятельности до 2020 года тех, кто решит перейти на электронную форму, переносить в ЭТК не будут, а бумажную книжку нужно будет вернуть под личную подпись.

В связи с переходом на ЭТК у работодателей появляются новые обязанности сдавать в ПФР новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Форму отчета ПФР разработал в конце прошлого года. Фактически это и есть ведение трудовых книжек работников в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ). При этом включать в отчет нужно данные всех работников, а не только тех, кто отказался от бумажной трудовой.

Сведения о трудовой деятельности работников по этой форме надо будет представлять не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. В отчете должны быть указаны сведения:

о приеме на работу,
о перемещении,
об увольнении;
о заявлении о выборе бумажной либо электронной трудовой книжки.

Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения по конкретному работнику в ПФР не нужно. Про прием на работу и увольнение нужно будет сдавать сведения в ПФР в течение трех дней с даты события, но только с 2021 года. Пока только форма СЗВ-ТД.

Новое в работе кадровика с 2021 года

Каждый работодатель, в силу требований законодательства, в любом случае обязан собирать, хранить, передавать персональные данные, то есть вести их обработку. В связи с этим на практике он признается оператором персональных данных независимо от других обстоятельств. Обычно ответственным за обращение с персональными данными должностным лицом является кадровик или лично руководитель.

В конце 2019 года в КоАП РФ внесены поправки, направленные на усиление мер административной ответственности за нарушения в сфере обработки данных и распространения информации. В отдельный состав правонарушения выделено невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения персональных данных граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ. И это напрямую касается всех работодателей, которые хранят информацию о своих работниках и клиентах в электронном виде.

За нарушение устанавливается штраф в размере:

для граждан — от 30 000 до 50 000 рублей;
для должностных лиц — от 200 000 до 500 000 рублей;
для юридических лиц — от 2 миллионов до 6 миллионов рублей.

При повторном нарушении штрафы будут выше:

для граждан — от 50 000 до 100 000 рублей;
для должностных лиц — от 500 000 до 1 миллиона рублей;
для юридических лиц — от 6 миллионов до 18 миллионов рублей.

Правительство РФ в середине прошлого года постановлением от 10.07.2019 № 875 утвердило новый производственный календарь на 2020 год. Из 366 календарных дней (високосный год) будет 248 рабочих, 118 выходных и праздничных дня.

Установлены переносы выходных и праздничных дат, определено количество сокращенных рабочих дней, особенности труда и отдыха при стандартной пятидневной и шестидневной рабочих неделях. Работодатели обязаны руководствоваться производственным календарем для планирования и установления графика работы.

В соответствии с поправками в Трудовой кодекс РФ будет разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем. До сих пор такие электронные заявления и документы работодатели могли принимать только от дистанционных работников. На остальных документах им была необходима «живая подпись», в противном случае возникал риск признания заявления недействительным.

Вводить в организации электронный кадровый документооборот или нет, будут решать сами работодатели. В случае издания соответствующего приказа в электронную форму можно перевести заявления:

о приеме на работу;
об увольнении;
о предоставлении отпуска;
другие кадровые документы.

Работнику потребуется электронная подпись, которую можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Обмен документами будет происходить по адресу электронной почты, указанному работником.

У работодателей появились новые обязанности по профилактике коронавируса

Документ: Постановление главного санитарного врача от 13.07.2020 № 20 «О мероприятиях по профилактике гриппа и острых респираторных вирусных инфекций, в том числе новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в эпидемическом сезоне 2020 — 2021 годов»

С 9 августа 2020 года работодателям нужно принимать дополнительные меры профилактики коронавирусной инфекции. Так, главный санитарный врач рекомендовал руководителям:

— обеспечить контроль температуры тела работников перед допуском их на рабочие места и в течение рабочего дня с применением аппаратов для измерения температуры тела бесконтактным или контактным способом. Если у сотрудника повышена температура, его нужно отстранить от работы;

— обеспечить иммунизацию сотрудников против гриппа;

— не допускать переохлаждения сотрудников, которые работают на открытом воздухе зимой, организовать помещения для обогрева и приема пищи, а также соблюдать оптимальный температурный режим в помещениях;

— обеспечить сотрудников, которые работают с населением, медицинскими масками, респираторами и перчатками.

Документ: Федеральный закон от 31.07.2020 № 261-ФЗ «О внесении изменений в статью 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Вступил в силу: 11 августа 2020 года

Сотрудники от 40 лет и старше смогут брать ежегодный дополнительный выходной день, чтобы пройти диспансеризацию. На это время за сотрудником нужно сохранить место работы и средний заработок.

Теперь работодатели смогут требовать от персонала медсправки о прохождении диспансеризации. Это правило нужно будет закрепить в локальном акте.