Образец служебной записки на имя директора другого сотрудника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец служебной записки на имя директора другого сотрудника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Общие рекомендации по написанию

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Понадобится чистый лист формата А4. А еще лучше будет, если служебная записка о повышении заработной платы, образец которой, скорее всего, должен быть у секретаря или офис-менеджера, будет написана именно на таком бланке. Чтобы все было официально и выглядело серьезно. Потому что вопрос этот действительно очень важный и во многом решающий.

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Инструкция по написанию служебной записки

Если нормы поведения (корпоративной этики) будут прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка или иных ЛНА, то нарушение их можно отнести к нарушению дисциплины труда (правильно поведения).

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

Для чего нужна служебная записка

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям». В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения.

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку.

Служебная записка — инструмент деловой переписки сотрудников внутри предприятия. Чаще всего оформление служебной записки — пример коммуникативной формализации, необходимый для уточнения рабочих вопросов между работниками отделов или подразделений компании.

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Служебная записка — это важный дополнительный документ, который является одним из оснований для принятия окончательного решения руководителем или работодателем в виде локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения).

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности.

Как видим, докладная записка – документ не обязательно карательный. Но он всегда требует владения достоверной информацией, точного ее анализа, адекватных выводов и рекомендаций.

Служебная записка вместо командировочных документов

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

бумага формата А4;
печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
формат даты «дд.мм.гг»;
расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Важные особенности и формулировки

Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки.

Если вы хотите от адресата не одного, а нескольких действий, их необходимо указать по нумерованному списку, каждое с новой строки, разделяя точкой с запятой.

Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация: Какие документы нужно оформить при переводе сотрудника в пределах одной организации Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет . Если администрация организации – нужно получить письменное согласие сотрудника на перевод. На практике чаще всего согласие оформляется следующим образом.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Принцип написания всегда один: что случилось – чего вы хотите – почему вы считаете, что тот, к кому вы обращаетесь должен так сделать. Дополнительную весомость придаст написание записки на фирменном бланке с логотипом компании.

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах.
Должен, но в тех случаях, если он желает что-то донести до сведения специалиста или руководителя какого-то подразделения и ждет конкретных действий в ответ.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

Как правильно писать обращение в служебной записке

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств.

Эти две категории письменных обращений внутри компании действительно схожи в самом главном – они имеют информационную направленность и подразумевают определенные действия от того, кому адресованы. Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.