Подтверждение командировочных расходов в 2021 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подтверждение командировочных расходов в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:
- беременных женщин — ст. 259;
- несовершеннолетних — ст.268.
|
Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны. |
Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:
- медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
- запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
- по ученическому договору — ч.3 ст.203;
- является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.
Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:
- сотрудницы с детьми до 3 лет;
- одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
- работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.
Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.
|
Важно! При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи. |
Оформление командировки в 2021 году
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Получить бесплатный доступ на 14 дней
В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.
Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.
Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
Командировочные расходы в 2021 году
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
Вопрос об отмене командировочных удостоверений осуждается довольно долго. С одной стороны — это документ, по сути, являющийся листком убытия. Он не имеет принципиального значения для Минфина или ФНС. С другой стороны — его необходимость прописана в положении Минтруда, а оно своего согласия на отмену не давало.
Как вариант выхода из ситуации, Агентство стратегических инициатив предложило ввести заменяющий документ – дорожную карту. Это и многое другое должно упростить взаимоотношения налогоплательщиков и налоговых органов. Дорожная карта будет призвана упростить электронный документооборот, а так же отказаться от части первичного.
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.
По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.
Командировочные расходы в 2021 году
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах
Постановление Правительства РФ, отменяющее командировочные удостоверения, тем не менее не запрещает их оформление в том случае, если работодатель считает наличие такого документа необходимым.
Для этого потребуется включить в учетную политику организации информацию об указанном документе, с приложением его формы, утвержденной руководителем компании. Кроме того, командировочное удостоверение может использоваться в том случае, если каким-либо приказом, установленным в организации до момента отмены данного документа на федеральном уровне, была установлена необходимость его оформления и ведения для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки.
\r\n\r\n
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
\r\n\r\n
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
\r\n\r\n
\r\n\r\n
Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).
\r\n\r\n
\r\n\r\n
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
\r\n\r\n
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
\r\n\r\n
Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.
\r\n\r\n
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
\r\n\r\n
От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).
\r\n\r\n
Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
Отмена командировочного удостоверения в 2021 году – оформлять или нет?
Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).
Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).
Рассмотрим основные виды более подробно:
- Суточные – траты на личные нужды (питание, самостоятельный поиск жилья).
- Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
- Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
- Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка по служебным делам), банковские (обмен валют) услуги.
Названные траты в командировках указаны в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия или фирмы. Предусматривается то, что считается необходимыми, с обоснованием целей налогообложения прибыли (то есть не уменьшают налог на прибыль самой компании).
Командировочные выплаты могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от должности, занимаемой сотрудником. Размер суточных в 2021 году законодательством России не ограничен. Не предвидится никаких изменений и в 2021 году. Сумма указывается в колдоговоре (или локальном акте), ориентированном на Налоговый кодекс РФ, при этом не облагается НДФЛ.
Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:
- выходные;
- праздничные;
- дни в пути;
- вынужденной остановки;
- больничные.
Суточные по расходам от служебных поездок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.
Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).
Суточные расходы при командировках в 2021 году: нормы и учет
Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.
Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда откомандированный специалист пересек границу Российской Федерации, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.
Размер их рассчитывается на основании внутренних регламентных документов, в которых прописаны соответствующие суммы за каждый день. Единственное, что следует учесть: превышение установленных пределов суммы (2500 рублей в сутки) может повлечь взимание дополнительных налогов.
В ситуации, когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику предприятие оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.
Необходимо помнить и о том, что определяя налоговую базу с заграничных суточных, всегда следует учитывать курс Центрального банка России на момент выдачи и на дату фактических доходов (расходов). И уже при наличии разницы в курсе начисляется НДФЛ.
В 2015 году правительство отменило такие командировочные документы:
- служебные задания (предписание целей поездки);
- командировочное удостоверение;
- отчеты после возвращения из поездки.
В 2021 все данные о командировке будут фиксироваться в служебной записке, к которой будут прилагаться сопровождающие бумаги. Авансовый отчет содержит информацию о суммах трат откомандированного специалиста (он заполняется в течение трех дней с момента возвращения из поездки).
Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения и сообщает следующее.
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Расходы организации на командировки, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ), относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.
При этом согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации.
Таким образом, для целей налога на прибыль организаций документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в служебной командировке, должны соответствовать требованиям действующего законодательства.
При этом следует отметить, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.
| Заместитель директора Департамента | А.А. Смирнов |
Расходы организации на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.
Для целей налога на прибыль документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в командировке, должны соответствовать требованиям действующего законодательства.
НК не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.
Законодательство России устанавливает чёткий лимит оплаты по командировочным расходам. И эта информация необходима для того, чтобы правильно рассчитывать налоги, потому что есть суммы, с которых подоходный налог не учитывается, а есть те, за которые нужно отдельно платить.
Когда идёт речь о командировочных расходах, то имеется ввиду тот факт, что фирма гарантирует сотруднику возврат денежных средств за проживание, питание и дорогу во время служебных поездок. Именно эти расходы называют суточными или командировочными, суточные – потому что рассчитываются они на одни сутки.
Важно вспомнить о том, что недавно Минтруд принял постановление по поводу того, чтоб работникам доплачивали в том случае, если они занимались работой в свои выходные дни. Доплачивать предлагается за переговоры с контрагентами, контроль отгрузки товаров, заполнение документации и так далее.
И сразу стоит сказать, что в размер командировочных не включаются проезд до места проживания в том случае, если сотрудник ехал на своем личном автомобиле, то есть бензин не оплачивается. Такая же ситуация возникает в том случае, если используется служебный транспорт, потому что он уже и так находится на балансе фирмы.
Работодатель обязан оплачивать сотруднику все дни командировки, в том числе и то время, когда он находится в транспорте. Если во время служебной поездки происходит болезнь, сотрудник уходит на больничный, то и в этом случае ему считается командировка.
Новый порядок возмещения расходов при командировках
По сути, такое понятие, как норма суточных расходов, практически полностью отсутствует. Оплачивать командировку работодатель может зависимости от того, на какой бюджет он рассчитывает. Принимается во внимание дальность поездки, страна или город, куда придётся ехать, а также ещё огромное количество дополнительных факторов. Однако законопроект чётко обозначает сумму, с которой берется или не берется подоходный налог. Для командировки по территории России эта сумма достигает 700 рублей, для заграничных поездок –2500 рублей.
И ещё важно знать, что налоговый кодекс предусматривает минимальные командировочные расходы суточные в 2021 году, которые равны 100 рублям в сутки. Нельзя выделять сотруднику сумму, которая будет меньше установленного минимума.
Естественно, в этом вопросе не получается обойтись без нюансов. В том случае, если предполагается заграничная поездка, то время, пока работник проводит на территории Российской Федерации, оплачивается по тарифу 700 рублей, после пересечения – 2500 рублей. Момент пересечение фиксируется штампом паспорте.
Ещё раз стоит напомнить о том, что работодатель самостоятельно решает вопрос по поводу того, сколько денег сможет получить сотрудник. Главное, закрепить эти цифры в локальных актах, чтоб потом учитывать их в налоговых отчётах. Если какие-то расходы не будут учтены, то в будущем предприятие может получить огромное количество проблем. И, конечно, чем больше будут суточные, тем больше будет с них налог.
На самом деле этот закон давно пора менять, потому что работодатели указывают минимальные отчисления для сотрудников, а оставшуюся схему человек получает в конверте. От этого всего страдает государственный бюджет, так что вопрос давно требует какого-то изменения.
И ещё можно сказать о том, что если совершается однодневная командировка, но при этом она предполагает выезд за пределы страны, то сотрудник может рассчитывать на оплату, которая равна 50 % от установленной нормы – то есть 1250 рублей. В остальном сумма суточных командировочных расходов в 2021 году останется прежней.
Сегодня актуален вопрос пандемии, потому что вся Россия сидит на карантине, но при этом командировки никто не отменяет, потому что работать как-то приходится. Поездки по работе не запрещены. Однако есть некоторые нюансы. Каждый работодатель, который отправляют сотрудника в командировку, должен учитывать правила Роспотребнадзора, а также оформлять на сотрудника страховку.
Если возникает подозрение на заражение вирусом, то сотрудник должен обратиться за оказанием помощи по своему страховому полису. Карантинные условия не являются опасными, поэтому никаких доплат к командировочным расходам в этом случае не будет, то есть оплата суточных командировочных не меняется.
По самому определению, суточные – это фиксированная сумма за один день. Для расчета необходимо знать эту сумму и количество дней, которые нужно оплачивать.
Законодательно конкретный размер суточных для коммерческих организаций не определен.
Фирма сама решает, в каком количестве она может и должна будет возместить работнику его нахождение вне дома во время выполнения своей работы.
Эти суммы могут различаться для простого работника и представителя руководящего состава.
На предприятии должен существовать внутренний акт, на основании которого бухгалтерия проводит начисление суточных расходов.
Эти суммы могут быть оговорены в локальном «Положении о командировках», либо в отдельном приказе руководителя об установлении суточных норм для поездок по России и в иностранные государства, или в трудовом договоре.
Сумма суточных командировочных расходов в 2021 году
Работник Мешков, согласно приказа, должен выехать в командировку на поезде по России в 23:40 10.05.2021, а вернуться в 00:20 14.05.2021.
За каждый день по решению фирмы ему полагается суточные в сумме 3 200 руб.
Расчет:
1. Дни в командировке – 5.
2. Сумма начисления – 3 200х5=16 000 руб.
3. НДФЛ – (3 200-700) х5х13%=1625 руб.
4. Сумма к выплате – 16 000-1625=14 375 руб.
После окончания командировки и представления сотрудником в бухгалтерию отчета о поездке, при необходимости, будет скорректирована сумма суточных.
Если работник был в командировке дольше планового времени, то он получит возмещение за дополнительные дни.
В случае преждевременного возвращения, он обязан вернуть в кассу не потраченные деньги, либо они будут удержаны из его зарплаты.
Дни отъезда и прибытия определяются:
- по предоставленным командированным сотрудником проездным документам – в случае общественного транспорта (поезда, самолета);
- на основании служебной записки, если использовался личный транспорт.
При поездках заграницу документом, подтверждающим день пересечения границы, является загранпаспорт. По отметкам в нем бухгалтер будет считать «заграничные» нормы суточных.
Если же поездка состоялась в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой, не ставится отметка в загранпаспорте, то дата проезда через границу определяется по проездным документам.
В таком случае, за те дни, которые сотрудник едет по российской территории, выплачиваются российские суточные и применяется лимит, установленный для российской нормы.
А после пересечении границы и нахождения на территории другой страны будут использоваться нормы в СНГ для заграничных поездок.
Как минимум, за день до отправления по заданию компании сотруднику обязаны выдать аванс, в который входят суточные. В противном случае, он вправе не поехать.
Согласно трудовому законодательству выплата суточных в 2021 году производится авансом одним из способов:
- наличными;
- перечислением.
Получая аванс, работник становится обязанным отчитаться за денежные средства после возвращения на место работы.
Документальное подтверждение целевого расходования суточных в 2021 году не требуется.
Эти деньги расходуются командированным по собственному усмотрению. Подтверждающие документы нужны только для определения количества дней в командировке.
Видео: Пример расчета командировочных расходов и суточных.
При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.
Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.
В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.
При командировках в 2021 году суточные рассчитываются согласно нормам и внутренней документации компании. выплата командировочных расходов происходит после предоставления чеков, квитанций и других бумаг, подтверждающих затраты. Организация не вправе отказать в выплате суточных, но за ней сохраняется возможность уменьшить их до минимальной суммы, равной 100 рублям.
Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).
Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:
| № п/п | Расходы в командировке | Описание |
| 1 | Суточные | Направляя сотрудника в командировку, работодатель выплачивает ему суточные, которые являются компенсацией расходов на питание. Размер суточных устанавливается локальными нормативными актами компании (например, Положением о командировках). При этом в соответствие с абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, в налоговом учете отражаются суточные в пределах 700 руб./сут. (для командировок по России) и 2.500 руб./сут. (для загранкомандировок). Суммы, выплаченные работодатель сверх установленной величины, в расчете налогооблагаемой прибыли не учитываются. |
| 2 | Расходы на проезд | Затраты на проезд до места командировки и обратно подлежат возмещению в общем порядке. Компенсации подлежат расходы на ж/д, авиабилеты, а также затраты на проезд водным и автотранспортом. |
| 3 | Расходы на проживание | В состав возмещаемых расходов включаются расходы на наем жилья в период командировки. Работодатель обязан оплатить как стоимость номера в гостинице, так и расходы на аренду квартиры (комнаты) у физлица. |
| 4 | Прочие расходы | К прочим расходам, возмещаемым в период командировки, включаются суммы, уплаченные при оформлении визы, загранпаспорта, а также консульские и прочие дипломатические сборы. |
Расходы на проезд в командировке подтверждаются оригиналами проездных документов.
Если для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник использовал ж/д транспорт, то подтверждающим документом является оригинал ж/д билета, в котором указана следующая информация:
- ФИО сотрудника;
- населенный пункт отбытия/прибытия (место работы/место командировки);
- дата отъезда/приезда (в соответствие с приказом о командировке).
Работодатель возмещает сотруднику стоимость билета в соответствие с суммой, указанной на проездном документе, с учетом дополнительных расходов (постель, страхование, налоги, сборы, т.п.).
Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Эверест» (г. Краснодар) Никаноров направлен в служебную командировку в г. Ростов-на-Дону. Период командировки согласно приказу – с 8 по 12 апреля 2021 года.
Для проезда в Ростов-на-Дону и обратно Никаноров приобрел 2 ж/д билета:
- билет Краснодар – Ростов, отъезд 08.04.2021 в 08:22 прибытие 08.04.2021 в 13:01;
- билет Ростов – Краснодар, отъезд 11.04.2021 в 23:14 прибытие 12.04.2021 в 04:54.
Так как даты приезда и отъезда, а также направление движения соответствует приказу о командировке, данные билеты являются подтверждением расходов на проезд.
Аналогичным образом возмещаются расходы на проезд водным и автотранспортом. В случае приобретения авиабилета, его стоимость подлежит возмещению при наличии посадочного талона.
Документ, регламентирующий процедуру возмещения сотрудникам расходов во время служебных отъездов (траты на жилье, проезд, суточные), обычно называется – положение о командировках (образец 2021 года будет в конце статьи). Этим же положением определяют перечень действий обоих сторон – работника и нанимателя – при возникновении в командировке нестандартных ситуаций.
Для каждого предприятия должен быть свой документ, в котором четко расписаны все характерные для него нюансы служебных поездок.
Как подтвердить расходы в командировке: документы
Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.
Вопрос о возможности ежедневного возвращения решает руководитель предприятия. При этом учитывают:
- километраж до места командирования;
- занятость сотрудника в поездке и характер его работы;
- необходимое время для отдыха.
Принятое руководством решение фиксируют в служебной записке. Если же ежедневное возвращение невозможно, выплату суточных производят на общих основаниях.
Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:
- причины командировки;
- задачи, решить которые должен командированный сотрудник.
Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:
- использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
- отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.
В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.
Cлужебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением [1], утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Следует помнить, что трудовым законодательством установлен ряд ограничений, согласно которым некоторых работников запрещено направлять в служебные поездки, а отдельные категории работников могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия.
Итак, запрещается направление в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), а также несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).
Кроме того, не могут направляться в служебные командировки работники в период действия заключенного с ними ученического договора, если такие поездки не связаны с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Есть определенные ограничения в части направления в командировку инвалидов: если в программе реабилитации инвалида содержится запрет на служебные поездки, направление его в командировку будет неправомерным и может повлечь для работодателя административную ответственность (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
Только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, можно направлять в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Порядок выдачи медицинского заключения установлен Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.
В соответствии с положениями ст. 259, 264 ТК РФ получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо при направлении в командировку:
- отца, воспитывающего детей без матери;
- опекуна (попечителя) несовершеннолетних;
- мать (отца), воспитывающую (воспитывающего) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работника, имеющего ребенка-инвалида;
- работника, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Медицинские заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, согласно решениям, принятым врачебной комиссией, а также в иных случаях. Такое заключение нельзя заменить справкой. Дело в том, что справки выдаются врачами (в отдельных случаях – фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.
Обратите внимание
У работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, а также нужно в письменном виде ознакомить их с правом отказаться от поездки. Для этого работодатель оформляет уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах.
Согласно изменениям, внесенным в Положение Постановлением Правительства РФ № 1595 [2], с 8 января 2015 года при направлении работника в командировку не оформляются служебное задание и командировочное удостоверение. Напомним, что названные документы использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой.
При направлении работника в командировку необходимо издать приказ или по унифицированной форме Т-9 (форме Т-9а – для командирования группы сотрудников), утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 [3], или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией. В приказе о направлении в командировку следует подробно прописать служебное поручение (цель поездки, сроки выполнения этого поручения). В качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).
Приказ подписывается руководителем организации (иным уполномоченным на это лицом), и с данным документом сотрудника знакомят под подпись.
Приведем пример оформления приказа о направлении работника в командировку.
Общество с ограниченной ответственностью «Матрица»
(ООО «Матрица»)
Приказ № 252
о направлении работника в командировку
2 июня 2015 года г. Нижний Новгород
Направить в командировку ведущего специалиста по наладке оборудования Георгия Александровича Протасова в ОАО «Энергоресурс», находящееся в г. Электрогорск Московской области, сроком на 4 (четыре) дня
с 8 по 11 июня 2015 года с целью организации наладки оборудования при технологической подготовке производства.
Основания: договор поставки оборудования от 25.05.2015 № 127/5-2, служебная записка начальника производственного цеха А. С. Обухова о необходимости организации наладки оборудования от 29.05.2015.
Директор Сухонин Р. Б. Сухонин
С приказом ознакомлен: Протасов, 02.06.2015
В соответствии сп. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Учет ведется в соответствующих журналах, формы которых приведены в приложениях к Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н. При этом работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должны назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.
В частности, в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, отражаются фамилии, имена и отчества командированных работников, наименования организаций, в которые они командируются, пункты назначения.
К сведению
Работодатель (уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.
Кроме отражения в соответствующем журнале информации о выбытии работника в командировку необходимо сделать запись о времени нахождения работника в командировке в табеле учета рабочего времени. Напомним, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для учета рабочего времени работодатель может как применять унифицированную форму Т-13, также утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1, так и разработать форму табеля самостоятельно. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме Т-13. Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или кодом «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.
К сведению
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (п. 8 Положения). В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Далее рассмотрим отдельные вопросы признания командировочных расходов в целях налогообложения с учетом разъяснений контролирующих органов.