Расчет среднесписочной численности работников в 2021 году

Пример. В ООО «Кот» с установленной продолжительностью рабочего дня 8 часов в ноябре был задействован сотрудник на 3 часа работы в течение 11 рабочих дней. Таким образом, всего сотрудник отработал в ноябре 33 часа (11 х 3).

Общее количество отработанных человекодней = 3 часа в день / 8 рабочих часов стандартно × 11 рабочих дней = 4,13.
Месячная ССЧ сотрудников, занятых неполный рабочий день = 4,13 человекодня / 21 рабочий день в ноябре = 0,2 человека.

Обратите внимание, что этот порядок расчета не действует для сотрудников, которым неполный рабочий день полагается по закону. Их учитывайте как полностью занятых.

На данном этапе нужно сложить все показатели, полученные на первом и втором этапах. Полученную сумму разделить на количество месяцев в отчетном периоде: 3 месяца для квартала, 6 для полугодия, 9 для 9 месяцев и 12 для года.

Пример. ООО «Санта» создано 01.11.2020.

Продолжительность рабочего дня 8 часов.

В ноябре полный рабочий день отработали 12 человек, а в декабре — 14. Все дни отработаны полностью.

(12 + 14) / 12 = 2,16.

Полученную цифру округляем и получаем 2 человека. Это и будет численность, которую следует указать в расчете по страховым взносам за 2020 год.

Отдельно следует остановиться на том, как рассчитывать среднесписочный состав за период, если в организации работают сотрудники с разным рабочим временем – полным и неполным.

В таком случае для определения ССЧ за период нужно отдельно вычислять ежемесячные показатели ССЧ по сотрудникам на полном рабочем времени и на неполном. Затем все полученные значения за период сложить и разделить на число месяцев в периоде.

С 2021 года изменится порядок расчета среднесписочной численности

Количество работающих сотрудников предприятия на заданную дату официально называют списочной численностью. Обычно требуется расчет среднесписочной численности работников за год для предоставления в ИФНС, Росстат. Отчетным периодом для разных целей признается месяц, квартал, начало года. В отчет входит полный перечень сотрудников, с которыми заключались трудовые договора. Категория ТД значения не имеет — бессрочные, временные — фиксируются все. При подсчете учитываются не только те работники, кто находился непосредственно на рабочем месте в отчетный период, но и отсутствующие: находящиеся на больничном, в командировках и т. д. Сотрудники, имеющие прогулы, в этом перечне тоже принимаются в расчет.

Выпадают из учета следующие категории служащих:

• внешние совместители;
• работающие по договорам ГПХ;
• в отпуске по беременности, родам, по уходу за ребенком;
• учащиеся по направлению от организации с отрывом от работы, получающие стипендию;
• в учебном отпуске.

Для удобства подсчета создан специальный сервис — онлайн калькулятор. Есть небольшие правила, как рассчитать среднесписочную численность работников за год и не запутаться:

1. Калькулятор состоит из двух частей: в первой указываются сотрудники, для которых место работы в этой организации — основное. Во второй учитывают тех, кто работает неполный день — их обозначают в соответствии с указанным в трудовом соглашении и отработанным временем. Исключение составят работники, занимающее такое положение по инициативе работодателя. В этом случае проставляется единица.
2. Если женщина в период отпуска по уходу за ребенком выходит на неполный рабочий день, ее рабочее время учитывается во второй части.
3. Внутренних совместителей, работников, занимающих больше или меньше, чем одну ставку, учитывают как одну единицу в первой части онлайн-калькулятора.
4. Выходные и праздничные дни никак не заполняются или проставляются нули.
5. Если отчетный год високосный — ставим галочку в одноименное окно.

Заполняем данные: проставляем цифру, соответствующую общему количеству сотрудников, которые числятся на предприятии. Одна ячейка соответствует конкретному дню месяца. Данные надо взять из табеля учета рабочего времени или графика работы.

Усредненные показатели среднесписочного состава требуются для статистических и налоговых целей. В органы налогового контроля эту информацию отправляют все организации, использующие наемный труд. В электронной форме отчитываются предприятия:

• с количеством сотрудников больше ста человек;
• недавно созданные;
• реорганизованные.

Предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения, подают отчет для подтверждения своего права на упрощенку, использования налоговых льгот, для определения формы подачи декларации. Кроме того, среднесписочное количество сотрудников вносится в отчет по страховым взносам.

На основе этих данных Росстат определяет среднюю заработную плату, эффективность труда, коэффициент оборота и другие сведения. Ведомство разрабатывает актуальные механизмы, как считать среднесписочную численность работников за год, и вводит их в действие. Приказом №711 от от 27 ноября 2019 г. утверждены новые Указания по заполнению форм статистического наблюдения. В новом документе введен дополнительный пример расчета количества служащих, которые трудятся неполный рабочий день (п. 79.3 Указаний).

Новые указания о том, как посчитать среднесписочную численность работников за год, изложены в Приказе Росстата от 27.11.2019 №711. В документе подробно изложены:

• способы расчета;
• правила включения работников в общий подсчет;
• порядок расчета отдельных категорий служащих;
• примеры расчета;
• что включается в 1 человеко-час.

Средняя формула расчета среднесписочной численности работников за год выглядит следующим образом: ССЧ за все месяцы отчетного года суммируется и полученная цифра делится на 12. Подробный механизм расчета вы сможете рассмотреть в нашей публикации «Образец расчета среднесписочной численности работников».

• Налог
• Бухгалтерский учет
• Бухгалтерский баланс
• Оборотные активы
• Юридическое лицо
• Бухгалтерская отчетность (финансовая отчетность)
• Гражданско-правовой договор (ГПХ)

• ИП на УСН или самозанятый ИП: плюсы и минусы
• Какой отчет СЗВ-ТД необходимо сдать до 15.02.2021?
• Корректировка расчета по страховым взносам в 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1
• Форма редакции за период отчета более не применяется — как исправить эту ошибку в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0?
• Формы обязательной статистической отчетности в 2021 году в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
• Расчет транспортного и земельного налогов в 2021 году в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
• Корректировка отчета СЗВ-СТАЖ в программных продуктах 1С

1. Рассчитывается среднесписочная численность работников, не полностью занятых за месяц. Для этого необходимо сделать следующее:

• Ввести количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками.
• Ввести продолжительность рабочего дня в часах, которая принята в организации.
• Ввести количество рабочих дней в месяце.

В поле под заполненными формами вы увидите полученный результат. Нам потребуется целое число. Поэтому полученный результат необходимо округлить:

• если полученное число меньше 0,5 то значение равно 0.
• если полученное число 0,5 и больше, то значение равно целому числу (например, 0,7=1, 1,3=1, 1,8=2 и т.д.)

Чтоб определить численность за месяц, воспользуйтесь формулой:

Пример расчета среднесписочной численности с полным рабочим днем за месяц

Списочная численность сотрудников в октябре составила:

• за каждый календарный день с 1 по 25 октября – 51 человек;
• с 26 по 31 октября – 49 человек.

Одна женщина находилась в отпуске по уходу за ребенком. В этот период она не работала ни на условиях неполного рабочего дня, ни на дому.

Посмотреть расчет

Не всех сотрудников надо учитывать в расчете. К примеру, в среднесписочную численность не включаются женщины в отпусках по беременности и родам или сотрудники в отпусках по уходу за ребенком. Кто еще не входит в среднесписочную численность >>

Пример расчета среднесписочной численности с неполным рабочим днем

Пять сотрудников по соглашению с организацией работают по 4 часа в день. В октябре четыре сотрудника отработали все рабочие дни (21 день), а один сотрудник – 18 рабочих дней.

Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, нормальная продолжительность рабочего дня – 8 часов.

Посмотреть расчет

Численность сотрудников, которые отработали полный месяц, делают на основании списочной численности за каждый календарный день месяца (п. 76 Указаний, утв. приказом Росстата № 772). Это значение разделите на количество календарных дней в месяце, за который считаете данные. При этом численность работников в выходные и праздники будет равной числу в предшествующий рабочий день.

На заметку

Кого включать в расчет среднесписочной численности персонала

В среднесписочную численность включайте всех полностью занятых работников, которые числятся в компании на конкретный день. Причем не важно, трудился сотрудник в этот день, был в отпуске или болел.

В расчете не берите только тех, кто находился отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком. Исключение – работающие на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на социальное пособие.

Также не попадают в среднесписочную численность сотрудники в неоплачиваемых учебных отпусках.

Среднесписочную численность считайте только за месяцы, которые выпадают в квартал, и делите сумму на три. Например, за 3 квартал в расчет берите июль, август и сентябрь.

Формула такая:

Пример: как посчитать среднесписочную численность за квартал

Среднесписочная численность сотрудников за 3 квартал составила: – в июле – 50 человек; – в августе – 50 человек; – в сентябре – 53 человек. Среднесписочную численность за квартал бухгалтер посчитает так:

(50 чел. + 50 чел. + 53 чел.) : 3 м. = 51 чел.

Нужно ли сдавать отчет о среднесписочной численности в 2021 году?

В среднесписочной численности учитываются сотрудники по трудовым договорам. В расчёт не включаются:

• внешние совместители,
• неработающие сотрудники в декрете,
• сотрудники в учебном отпуске.

Средняя численность шире среднесписочной. Она включает как сотрудников по трудовым договорам, так и внешних совместителей и работников по договору ГПХ.

В отчётности чаще всего используется среднесписочная численность.

Сложите работников за каждый день месяца — даже тех, кто болел или был в отпуске — и разделите на общее число дней в месяце.

Таким же способом посчитайте сотрудников за остальные месяцы.

Если у вас нет сотрудников с неполным рабочим днём, переходите к следующему шагу.

Сначала посчитайте, сколько часов отработали все сотрудники с неполной ставкой за каждый месяц.

Отработанные часы сотрудников разделите на дневную норму рабочих часов, умноженную на число рабочих дней в месяце.

1. Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днём и неполной ставкой за каждый месяц. Результат округлите до целого числа.
2. Разделите количество работников на полной и неполной ставке на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.

Для отчёта в налоговую численность рассчитывается за год, поэтому посчитайте ССЧ работников с января по декабрь и разделите на 12.

Для отчёта в ФСС численность рассчитывается за периоды:

• квартал – посчитайте ССЧ сотрудников с января по март и разделите на 3;
• полугодие – посчитайте ССЧ сотрудников с января по июнь и разделите на 6;
• 9 месяцев – посчитайте ССЧ сотрудников с января по сентябрь и разделите на 9;
• год – посчитайте ССЧ сотрудников с января по декабрь и разделите на 12.

Итоговый результат среднесписочной численности работников за год нужен для отчёта в налоговую. Если у вас работают внешние совместители и сотрудники по договорам ГПХ, тогда для отчёта в ФСС нужно выполнить ещё один расчёт.

В отчёте для ФСС укажите всех сотрудников, которым вы выплачиваете доходы. Для этого к среднесписочной численности работников, которую посчитали до этого, прибавьте среднее число внешних совместителей и сотрудников по договорам ГПХ, за которых платите взносы в ФСС.

Посчитайте, сколько часов отработали внешние совместители за месяц. Получившуюся сумму разделите на дневную норму рабочих часов — на 8, если у вас стандартная пятидневка — умноженную на число рабочих дней в месяце.

Так рассчитайте совместителей за каждый месяц, результаты сложите и разделите на количество месяцев в периоде: на 3, 6, 9 или 12.

Затем посчитайте сотрудников по договорам ГПХ, за которых платили взносы в ФСС. Сложите сотрудников за каждый день месяца и разделите на количество дней в месяце. Затем общую сумму разделите на количество месяцев в периоде: на 3, 6, 9 или 12.

Чтобы получить итоговое число для отчёта в ФСС, останется лишь сложить:

• среднесписочную численность сотрудников,
• среднюю численность внешних совместителей,
• среднюю численность сотрудников ГПХ.

С 2021 года эту форму отменили — приказ ФНС №ЕД-7-11/752″ от 15.10 2020 года. Среднесписочные сведения будут отражаться в РСВ.

Скачать бланк среднесписочной численности работников 2020 года (TIF-шаблон рекомендован ФНС России)

Скачать бланк среднесписочной численности работников 2020 года (Adobe Reader (.xls))

Скачать бланк среднесписочной численности работников 2020года (Excel (.pdf))

Разъяснено, как филиалам указать в РСВ среднесписочную численность работников

В Среднесписочную с 2018 года нужно включать тех, кто продолжает работать, находясь в отпуске по уходу за ребенком.

С 2018 года в Среднесписочную необходимо включать лиц без гражданства.

Внимание! С 2014 года (и за 2017-2018 год) налоговые требуют новую форму. Она почти такая же, как и форма 2007 года, но в формате Adobe Acrobat pdf, без рамки, образцы можно скачать выше.

Годовая. Если подаёте среднесписочную за год в январе, то дата всегда должна быть на 01-01-XXXX года(на 1-е число 1-го месяца).

При создании. Вновь созданное организации(ИП не нужно) при представлении ССЧ должны предоставлять данные и дату ставить на 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана 01-XX-XXXX года (приказ ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@).

При ликвидации организации(ИП не нужно) подают среднесписочную на дату ликвидации XX-XX-XXXX года(любая дата).

Сведения о среднесписочной численности работников (Excel (.xls)).

Для начала Вам нужно посчитать среднесписочную по месяцам. Считается количество работников за каждый календарный день (в субботу и воскресенье ставится количество, которое было в пятницу), причем считаются все — прогульщики, больные, в отпуске. Потом все суммируется и делится на количество дней месяца. Получается численность за конкретный месяц (округлять ее не надо).

Если в организации (ООО, ОАО, НКО) нет работников, только директор, то ставится «1».

Округлять среднесписочные показатели месяцев не нужно. При расчете этого показателя округляется только окончательный результат расчета. Таким образом, если нужно рассчитать среднесписочную численность за месяц, то она округляется. Однако при расчете показателя за квартал, полугодие, 9 месяцев или год среднесписочная численность по месяцам не округляется.

За отчетный период (год) — суммируете среднесписочную численность за необходимое количество месяцев и делите на это самое количество месяцев. Конечный результат округляется до целых.

Не учитываются работники по гражданско-правовым договорам (подряда), внешние совместители, женщины в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком. В среднесписочную с 2018 года нужно включать тех, кто продолжает работать, находясь в отпуске по уходу за ребенком.

Внутренние совместители включаются в расчет один раз (п. 80 Указаний, утв. приказом № 498).

Пример 1. У ИП 7 месяцев за год проработал сотрудник. (1*7+0*5)/12=0,58 округляем… ИТОГО 1.

Пример 2. У ИП 3 месяца за год проработал сотрудник. (1*3+0*9)/12=0,25 округляем… ИТОГО 0.

Пример 3. В организации с 15 июня по декабрь работало 3 чел., в декабре — 4 чел. (0*5+3*15/30+3*6+4*1)/12=1,96 округляем… ИТОГО 2.

Пример 4. Организация создана 1 октября с одним директором (9*0+3*1)/12= округляем…0,25 ИТОГО 0.

Для работников, занятых неполный рабочий день, считаем среднесписочную численность за месяц:

(время, отработанное не полностью занятыми работниками за все рабочие дни месяца (в часах) / нормальная продолжительность рабочего дня (в часах) / число рабочих дней в месяце).

Например, человек на пол ставки (22 рабочих дня в месяце). 88/8/22 = 0,5

ИП подают по месту регистрации. ООО по месту нахождения головного офиса.

Можно отправить ССЧ по почте ценным письмом с описью вложения. В письмо необходимо вложить две копии отчета.

Сроки

Вновь созданные организации (не ИП) подают среднесписочную не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (например, организация создана 17 апреля, тогда среднесписочную нужно подать до 20 мая по состоянию на 01.05).

И ИП и организации (помимо той, что в первый месяц), подают по итогам года, раз в год, в ИФНС до 20 января.

ИП не считается за работника. И если ИП один, без сотрудников, то ставится ноль. С 2014 года (за 13 год не надо уже) ИП без работников не подают среднесписочную.
«Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наемных работников)»(абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ)

При ликвидации организации и закрытии ИП также подаётся среднесписочная — на дату ликвидации.

Через представителя

Представителю нужна нотариально заверенная доверенность. Если сдаётся через представителя, то достаточно подписи только представителя (ИП или директора не нужна). Печать представителя ставится, если заключен договор с организацией-представителем.

Новый онлайн-калькулятор расчета среднесписочной численности работников состоит из двух частей.

В первой указывают тех сотрудников, для которых компания является основным местом работы. Они включаются в расчет независимо от того, вышел сотрудник на работу или отсутствовал (был в командировке, отпуске, на больничном). И не важно, трудится он полный рабочий день или сокращенный.

Чтобы показать, как посчитать среднесписочную численность работников за год, возьмем данные о сотрудниках, проработавших в компании в 2018 г.:

Чтобы ничего не упустить, составляем таблицу численности трудящихся по месяцам по аналогии с той, которую дает онлайн-калькулятор.

В данном случае акцент нужно поставить именно на слово «списочная». Для расчётов учитывают только сотрудников, которые работают по трудовым договорам. Ограничением в данной ситуации являются внешние совместители, сотрудники в декрете или учебных отпусках.

Как осуществляется расчёт средней численности, понятно даже школьникам. Если 6 месяцев в вашей компании числились 12 работников, а в другие 6 месяцев – 10 работников, то в среднем в течении года получается 11 сотрудников. Если за подотчётный период число официальных представителей вашей фирмы оставалось неизменным (никто не устроился и никто не уволился), а также у вас нет работников на неполной ставке, то необходимо просто посчитать количество сотрудников.

Но в реальной жизни постоянно случаются кардинальные изменения: многих людей увольняют, других берут на работу на новые вакансии, многие сотрудники (особенно женщины) работают на неполной ставке. По этой причине расчёты бывают более сложными. Чтобы правильно посчитать среднесписочную численность за календарный год, нужно изучить пошаговую инструкцию, описанную ниже.

Для этого просто сложите работников за каждый отдельный день (в том числе болеющих, декретных, отпускных) и разделить полученное значение на количество дней в месяце. Аналогичным образом нужно посчитать сотрудников за каждый месяц.
Пример: В компании «Чистюля» числилось 12 сотрудников. Ещё 1 устроился 20 января. Итого, ССЧ за январь выходит:
(20 дней × 12 сотрудников + 11 дней × 13 сотрудников) / 31 день = 12,35 человек.

Вам необходимо просчитать количество часов, отработанных всеми сотрудникам. работающих на неполной ставке (за каждый отдельный месяц). Затем полученное значение требуется разделить на показатель дневной нормы часов работы (при традиционной пятидневке – 8), умноженный на количество рабочих дней за конкретный месяц.

Пример: в ООО «Чистюля» числится 4 сотрудника с неполной ставкой 50%. При этом на предприятии установлен 8-часовой рабочий день, а в месяце январь было 11 выходных и праздничных дней. За это время сотрудники отработали 320 часов.

Получим следующее: 320 часов / (8 часов × 20 суток) = 2 человека.

Чтобы подавать отчёты в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд, обязательным является расчёт ещё одного параметра – среднесписочную численность для каждого внешнего совместителя и сотрудников, работающих на договоре гражданско-правового характера.

Это связано с тем, что представители ПФР и ФСС в обязательном порядке требуют учёта всех представителей предприятий, которые получают выплаты доходов. В данной ситуации нужно прибавить ССЧ сотрудников самой фирмы и ССЧ соучастников бизнеса. Стоит обратить внимание, что от работников ГПХ в ФСС отчисляют проценты только в том случае, если данное требование указано в личном договоре.

Для начала вам необходимо посчитать общее количество часов, отработанных внешними совместителями за первый месяц в году. Затем нужно разделить полученный результат на значение суточной нормы рабочих часов, умноженное на число рабочих суток в указанном месяце. Аналогичным образом следует рассчитать ССЧ неофициальных представителей компании, сложить полученные значения и разделить на количество месяце в подотчётном периоде (3, 6, 9, 12).

Пример: в компании «Чистюля» числится 6 совместителей, работающих по 2 часа ежедневно. В начале апреля 1 совместитель уволился, и до конца года в фирме работало 5 подобных представителей. За январь совместители отработали 240 часов.

В итоге за этот месяц мы получим: 240 часов / (8 часов × 20 дней) = 1,5 человека.

За апрель мы получим (при 22 рабочих днях и 220 отработанных часах): 220 часов / (8 часов × 22 дня) = 1,25 человека.

При расчёте количества совместителей за год мы получим: (3 × 1,5 с января по март) + (9 × 1,25 с апреля по декабрь) = 16 человек.

Общее ССЧ совместителей за год: 16 / 12 месяцев = 1 человек.

Теперь рассмотрим, как рассчитывать ССЧ сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера. Для этого требуется вычислить количество работников ГПХ в каждом отдельном месяце. Затем нужно найти общую сумму и разделить полученный результат на число месяцев в подотчётном периоде.

Пример: в компании «Чистюля» с января по март по договору ГПХ работал один представитель, а затем устроился второй. До конца года количество таких сотрудников не менялось.

В итоге получим: (3 × 1 с января по март) + (9 × 2 с апреля по декабрь) = 21 человек.

Общее ССЧ сотрудников ГПХ за год: 21 / 12 месяцев = 2 человека (с учётом округления).

Расчет среднесписочной производится по правилам, предусмотренным Указаниями Росстата №428 от 2013 года. В данном документе указываются категории сотрудников, которые в обязательном порядке должны включаться в расчет, а также те сотрудники, которые не подлежат отражению в отчете. Все обсуждения ведутся по отношению к внесению информации в отчет в том случае, если в организации только один учредитель, который выполняет функции без заключения трудового договора и не получающий зарплату. Если обратиться к Указаниям, то можно сделать вывод, что данного учредителя учитывать при составлении отчета не нужно. Среднесписочная численность касается исключительно тех сотрудников, в которыми заключены трудовые отношения.Это довольно важная особенность и отличие от отчетности, представляемой в фонды.

Важным также будет являться и то, что период, который работник трудился по трудовому договору – не имеет никакого значения. В отчет о среднесписочной необходимо включить всех сотрудников, независимо от того, временно или постоянно они работают, либо выполняют свои трудовые функции только в течение сезона. Во внимание принимаются и те работники, которые трудятся неполное рабочее время, на полставки. Среднесписочный показатель в среднем определяют путем сложения общего количества сотрудников согласно списка за каждый месяц отчетного года, после чего полученное значение делится на 12. Итоговое значение округляют до целого показателя.

Похожие записи:

• Выплаты на пятого ребенка в 2021 году
• Может ли пенсионер отказаться от бесплатного проезда на электричке и получать за это денежную компенсацию
• Будет Ли Единовременная Выплата В 2021 Году