На какой срок выдаются подотчетные суммы 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «На какой срок выдаются подотчетные суммы 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм. В таком приказе стоит указать:

размер выдаваемых сумм;

ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.

сроки, на которые средства выдаются подотчетникам;
перечень сотрудников, правомочных получать подотчетные деньги;
описание процедуры представления авансовых отчетов.

В каком еще документе можно отразить нюансы расчетов с подотчетными лицами, узнайте из публикации «Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец».

Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.

Можно ли выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

либо со дня выхода на работу,
либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.

Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;
при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;
при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

Срок, на который организация выдает деньги подотчет устанавливается в индивидуальном порядке. Конкретный период времени следует закрепить в письменном заявлении. Руководство компании вправе установить ограничение по максимальному сроку, на который выдается подотчет.

Второе – расчет наличными между организациями ограничен суммой в 100 тыс. руб. Подотчетникам можно выдавать и большие суммы, в данном случае компания не рассчитывается, а выдает свои деньги. Ограничение в 100 тыс. руб. должны соблюдать подотчетники, если покупают что-то в интересах компании. Ведь перед продавцом подотчетник выступает как представитель своей компании. Если лимит будет нарушен, налоговики могут оштрафовать организацию.

Учитывайте обновленный порядок выдачи подотчетных сумм в 2021 году. Данная статья поможет разобраться в основных правилах взаимодействий с подотчетными лицами. И подскажет, как наладить бухгалтерскую работу на этом участке наилучшим образом.

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои ф. и. о., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т. п.).

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (Письмо от 21.07.2021 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике, в Положении о расчетах с подотчетными лицами, и в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

выдать деньги подотчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2021 № 29-Р-Р-6/7859);
для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.

Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки

Положение о расчетах с подотчетными лицами — это документ, в котором прописаны правила взаиморасчетов с подотчетниками. Составляется с последней редакции Указаний № 3210-У.

В 2020-2021 годах изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему обязан создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – положение.

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

• Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» № 3210-У;
• Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
• Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (N 14-П).

Документ обязан содержать:

1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация вправе выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
2. Список сотрудников, которые вправе получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками прописывают, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его оформляют приложением к учетной политике. Создает и утверждает его руководитель бюджетной организации.

Сотрудники знакомятся с ним и ставят подпись.

Утверждается документ с помощью приказа.

\r\n\r\n

Как известно, работник, получивший деньги под отчет, должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Ранее отчет требовалось сдать в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги (или выхода на работу). Теперь же руководители смогут самостоятельно устанавливать сроки представления авансового отчета.

\r\n\r\n

Еще одно новшество касается обособленных подразделений. В комментируемом указании установлено следующее правило. Если такое подразделение не хранит наличные средства и по окончании проведения кассовых операций сдает их в кассу организации, то оно может не вести кассовую книгу. (Напомним, что по общему правилу подразделения должны передавать в бухгалтерию организации копию листа кассовой книги).

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Начиная с 1 июня 2021 года при переводе сотруднику подотчетных сумм, в некоторых случаях придется проставлять код. В платежном поручении они будут означать назначение денег, а также возможность направления средств на погашение долгов.

Код дохода	Возможность удержания средств	Дополнительные условия
1	Можно	Есть ограничения по удержаниям
2	Нельзя
3	Частично разрешено	Удерживаются только алименты

Банковский сотрудник, осуществляющий списание денежных средств с карты должника обязан обращать внимание на код дохода. Если поле пустое, производить погашение долга за счет поступившей суммы запрещено.

«С вступлением в законную силу Указа Центрального Банка N5286-У работник будет защищен от неправомерного списания средств. Все дело в том, что до настоящего времени сотрудник кредитной организации не мог определить, к какой категории дохода относятся поступления. Благодаря введению кодов это стало возможным.»

Председатель ЦБ Э.С. Набиуллина

Чаще всего предприятие выдает работнику подотчетные средства, направленные для покупки хозяйственных материалов или на командировку. Именно поэтому необходимо детально изучить правила перечисление подобных сумм.

За средства, выданные организацией на хозяйственные нужды, работник обязан отчитаться. При этом разрешено приобретать:

канцелярию;
материалы для компьютерной техники;
предметы и средства для санитарной обработки помещений;
мебель, предметы интерьера;
продукты питания и др.

При перечислении работнику подотчетной суммы, направленной на хозяйственные нужды, в платежном поручении в графе кода дохода проставлять значения нет необходимости. Все дело в том, что организация передает работнику денежные средства на время, в «долг». Сотрудник не имеет права распорядиться деньгами по своему усмотрению. А для доказательства правомерного использования средств составляется отчет.

В связи с тем, что подотчетная сумма на хозяйственные нужды не является доходом работника, код не проставляется, а взыскание долгов не производится.

В отношении Ивановой П.П. возбуждено исполнительное производство, согласно которому судебный пристав списывает 30% ее дохода. На работе женщине ввыдана подотчетная сумма 3500 рублей для покупки канцелярии и заработная плата в размере 20 000 рублей. Средства зачислены на счет зарплатной банковской карты. В отношении первой суммы код дохода не указан. Сотрудник банка не принимает 3 500 руб. в качестве дохода и производит списания только с заработной платы.

20 000 – (20 000 * 50%) + 3 500 = 13 500

– остается на счету Ивановой после удержаний по исполнительному листу.

Средства, выданные работнику на командировку, приравниваются к его доходам. В любом случае, после возвращения на предприятия сотрудник обязан отчитаться за направление полученных от компании денег.

Важно! Командировочные средства запрещено списывать в счет долга по исполнительному листу.

В связи с этим, при перечислении подотчетной суммы на командировку в графе кода дохода проставляется значение 2.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Выдать под отчет 1000 рублей на срок до 10 дней

Наумов

Директору ОАО «Регион-сервис»

Наумову Ф.И.

от документоведа

Плетневой И.Г

Заявление

Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 1000 рублей на покупку канцелярских товаров.

20.01.2021

Плетнева

Плетнева И.Г.

Скачать пример заявления работника о выдаче денег в подотчет

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

(ООО «Альфа»)

г. Санкт-Петербург

20.01.2021

ПРИКАЗ №3

о подотчетных лицах

В целях обеспечения кассовой дисциплины

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Главному бухгалтеру Максимовой Л.И. выдавать под отчет раз в неделю суммы, не превышающие 3000 (три тысячи) рублей, следующим сотрудникам:

бухгалтеру Фроловой Т.Н. для осуществления наличных расчетов по всем необходимым обстоятельствам;
завхозу Романовой Е.Д. для покупки канцелярских товаров для нужд организации.

2. Срок выдачи под отчет — 3 рабочих дня.

3. Во всех остальных случаях выдачу наличных денежных средств под отчет утверждать отдельным приказом.

Директор:

Соколов

Соколов К.Е.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер:	Максимова	Максимова Л.И.
Бухгалтер:	Фролова	Фролова Т.Н.
Завхоз:	Романова	Романова Е.Д.

Скачать образец приказа о подотчетных лицах

Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений, помните:

Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Подведем итог сказанного:

Под отчет выдается любая сумма.
Работнику, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать необязательно.
Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь это разрешено.
Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.
С 30.11.2020 трехдневный срок для авансового отчета упразднен.

Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.

Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:

служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

административно-хозяйственные,
представительские,
командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из этой статьи.

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами смотрите в системе Консультант+.

Оформите приказ о подотчетных лицах.

В приказе зафиксируйте:

список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
допустимую к выдаче максимальную сумму;
предельные сроки, на которые выдаются подотчетные средства.

Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

Выдача денег в подотчет осуществляется на основании заявления работника (с 30.11.2020 в нем не обязательно указывать сумму и срок, на который выдается аванс) либо распорядительного документа руководителя (с 30.11.2020 его разрешено оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам, при этом в документе должны быть указаны Ф.И. О. получателей, суммы подотчета и сроки, на которые они выдаются).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наличие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.

Подробнее см.: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2021 год он составляет 100 000 руб.).

Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

хознужды;
покупку или оплату товаров (работ, услуг);
командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

выдачи ему денежных средств из кассы организации;
перечисления подотчетных средств на личную карту;
снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
получения денежных документов из кассы организации.

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У).
Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 N 5348-У (далее — Указание ЦБ РФ N 5348-У).

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
сумму наличных денег;
срок, на который они выдаются;
подпись руководителя;
дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Кому выдаются денежные средства под отчет?

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

Для получения наличных денежных средств в форме «подотчета» необходимо:

1.Оформление соответствующего приказа. В расчетный отдел поступает приказ на предоставление наличных денежных средств (подотчет) сотруднику компании, подписанный руководством, который составляется в произвольной форме.

2.Провести сверку взаиморасчетов. Подотчетным лицам, может быть выдан новый «подотчет» с имеющейся задолженностью по предыдущему подотчету.

Форма приказа в каждом субъекта разрабатывается самостоятельно, специализированная форма отсутствует

Приказ содержит информацию о получателе подотчетных денежных средств, предельную сумму выдаваемых денежных средств «подотчета», цели выдачи подотчета, а также сроки на которые выдана сумма подотчета.

Подотчетные лица обязаны не только выданные средства потратить на соответствующие цели, но и своевременно представить в отдел бухгалтерии письменный отчет о расходовании подотчетных средств с подтверждающими документами (кассовые, товарные чеки и т.д.). В случае, если выданная сумма подотчета была использована в неполном объеме, то подотчетное лицо обязано произвести возврат этих неиспользованных средств.

Приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

• в шапке — наименование компании;

• дату (даты) составления/утверждения документа;

• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;

• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);

• Ф. И. О. и подпись руководителя;

• Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

В приказе о «подотчете» должен быть предусмотрен предельный период –срок, на который выдаются денежные средства в виде «подотчета». Согласно указаниям Центробанка РФ (№ 3210-У) в п. 6.3 срок, выдачи денежных средств не регламентирован, поэтому данный срок указывается в локальном документе – приказе.

В п.6.3 указания прописано, о том, что не позднее трех-дневного срока после завершения срока выдачи денежных средств «подотчета» подотчетное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией о расходовании денежных средств.

Кроме всего, в этом же пункте прописано, что подотчетным лицам, может быть выдан новый «подотчет» с имеющейся задолженностью по предыдущему подотчету.

Таким образом, законодательством не установлен срок выдачи денежных средств подотчетным лицам, который может варьироваться от нескольких дней до несколько лет. Длительный срок должен быть обоснован, например, производственной необходимостью, в противном случае фискально-контролирующие органы могут произвести переквалификацию данных средств, как заем, либо как материальная выгода и соответственно исчислить с данной суммы налог.

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Сервисы:

С августа 2017 года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам. Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в 2021 году, расскажем в статье. 14 января 2021 Автор: Задорожнева Александра Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году.

Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:

Заявление подотчетника либо распорядительный документ работодателя.

Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):

заявления подотчетного лица;
Лраспорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т. д.).

Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

ФИО подотчетного лица;
цели получения подотчетных денег;
размера подотчетной выплаты;
срока ее возврата;
подписи руководителя;
даты и регистрационного номера.

Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.