Где ставить номер входящего документа
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где ставить номер входящего документа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где: исх.
На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата. На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие документы могут носить информационный характер или определены руководителем для исполнения.
Обязаны ли поставить входящий номер на заявлении?
Для этого в тексте заявления надо написать, какие документы вы предъявляете. Заявление составляется в двух экземплярах, на втором экземпляре (вашем) секретарь должна сделать отметку, что заявление принято, проставить штамп организации. Это и будет доказательством, что документы приняты.
Подскажите, пожалуйста, обязательно ли при регистрации входящего письма, помимо штампика, № и даты, ставить подпись (с расшифровкой)? на основании какого документа?
Журнальная форма находит применение в случаях, когда учёт документов стоит на первом месте по важности.
В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.
Работа с входящими документами
Зачастую на пунктах подписывают не везде где нужно и кадры заново отправляют эти документы им на подпись. Необходимо ли регистрировать эти внутренние документы? Или это лишняя, ненужная работа?
Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.
После регистрации документы необходимо подшивать в соответствующее дело входящая корреспонденция/исходящая корреспонденция. Если документооборот электронный, то документ необходимо сканировать и внести в СЭД.
Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.
Подскажите, пришло из налоговой уведомление о постановке на учет организации, могу ли я на самом уведомлении ставить отметку с вх. номером? Юристы настаивают, чтобы отметка стояла на конверте, хотя уведомление с исх. номером.
В некоторых компаниях секретарь ведет сквозной учет всей документации компании, а в подразделениях ведут дополнительно учет в подразделении.
Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.
Закона N 59-ФЗ порядок рассмотрения обращений граждан, установленный данным Законом, распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
Оформление реквизита «Адресат»
Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.
При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.
Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.
Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.
Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.
Работа с исходящими и внутренними данными
Прием и регистрация документов в делопроизводстве может быть ручной и автоматизированной. Сегодня ограниченное количество организаций прибегает к первому методу. Система регистрации оказывает значительное влияние на документооборот, технологию контроля исполнения бумаг, организацию справочной работы и сохранность любых сведений.
Секретарь организации отказывается регистрировать и ставить входящий номер на претензионных документах, делая это умышленно, что бы в суде нельзя было подтвердить факт их получения. Какие административные меры можно применить в данном случаи?
Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.
В этой ситуации рекомендую вам прислушаться к требованиям юриста. Судебные письма — особая категория. Лучше всего договориться с юристом, чтобы он дал вам перечень писем (исполнительные листы, повестки, иски и т.д.), которые вы без регистрации будете передавать ему и регистрировать только то, что он сочтет нужным. Это обычная практика в организациях.
Подскажите, пожалуйста, чем-нибудь регламентируется обязательность или необязательности регистрации входящего письма в коммерческой организации? Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф.
Данные правила применимы и в иных организациях, поэтому Вы не вправе требовать отметки о входящем номере в момент подачи заявления.
Екатерина, да, советую направить почтой заказным письмом с уведомлением и с описью вложения, описью Вы подтверждаете, какой именно документ направили.
Прикладываю разъяснения Минэкономразвития о круге лиц, в отношении которых применяется указанный закон.
Обычно вопросами корреспонденции занимается секретарь, попросите ее поставить дату получения документа, его входящий номер и подпись и должность лиц, принявшего документ. Печать на входящих документах не ставится, возможен штамп» входящей документации». Можете отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о доставке. Письмо пишется на имя руководителя УК.
Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.
Важно Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления.
Регистрация документов в вопросах и ответах
Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов.
В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.
Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Регистрационный номер проставляется в поле «Отметка о поступлении документа в организацию». Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации.
В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.
В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.
Как правило, документ, утвержденный в 2012 году, относится к 2012 году. Однако план работы на 2013, утвержденный в 2012 году, будет относиться к годовому разделу описи за 2013 год. Так что уточните, какой конкретно документ затрудняет для вас датировку.
Если письмо пришло от контролирующей или вышестоящей организации — сами понимаете, не принять себе дороже.
Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.
Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением.