Правильное заполнение трудовой книжки 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильное заполнение трудовой книжки 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

оформить бланк при первом трудоустройстве;
вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
не применяют сокращений;
не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
Ф. И. О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
подпись работника должна заверить сведения.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Бланк трудовой книжки утвержден постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Рассмотрим, как заполнять документ по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ состоит из трех частей:

титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

Ф. И. О. владельца;
дата его рождения;
образование (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, как в дипломе;
дата открытия книжки;
подпись лица, заполнявшего бланк;
печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые представил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Порядковый номер текущей записи.
Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

Правильное заполнение трудовой книжки: образец 2021 года

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

полное и сокращенное название организации;
наименование должности работника;
дату принятия на работу;
реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку.

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Ф И О владельца.
Дату рождения.
Наличие образования.
Название специальности согласно диплома.
Дату регистрации ТК.
Подпись собственника.
Подпись кадровика, заполнившего документ.
Печать учреждения.

Образец заполнения титульного листа в 2021 г.

Обеспечение сохранности ТК с момента принятия человека в учреждение до момента его увольнения возлагается на работодателя. Необходимо иметь ввиду, что первое учреждение, принявшего работника, отвечает за правильное занесение информации в титульной странице ТК.

В настоящем разделе опубликованы материалы книги «Трудовые книжки. Большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей» (Ливена С.В., Поздеев А.С.) по основным вопросам работы с трудовыми книжками: общим вопросам, заполнению титульного листа, внесению записей о приеме на работу, об увольнении и др. Все образцы записей соответствуют требованиям законодательства на 1 января 2021 г.

Как правильно заполнять трудовую книжку: образец 2021 года

Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением).

в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в В любом случае, на работника обязательно заводится бланк. Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно прошу оформить мне трудовую книжку”.

Различия в записях, в основном, проявляются в графе 3, куда вносятся сведения либо о работе, либо о награждениях. В графе 1 ставится номер записи, в графе 2 – ее дата, а в графе 4 – основание для ее внесения. Например, это может быть приказ руководства компании или удостоверение, свидетельствующее о присвоении нового разряда.

Сведения вносятся на основании предоставленных сотрудником документов (паспорта, диплома и т.д.), так как оформить трудовую книжку со слов гражданина нельзя. Работник проверяет заполненный титульный лист и подписью подтверждает, что все указано правильно. Внизу титульного листа ответственный за кадры сотрудник ставит свою подпись и печать организации (при ее наличии). Затем делается запись о приеме на работу владельца ТК – под порядковым номером 1. Пример подобной записи приведен ниже.

в первой графе проставляется порядковый номер текущей записи;
во второй проставляется официальная дата, с которой сотрудник считается зачисленным в штат (а не дата подписания приказа);
в третьей графе указывается полное и сокращенные наименования организации-нанимателя, а так же точное наименование должности, на которую назначается работник, указывается его квалификация;
в четвертую графу заносится номер и дата приказа о зачислении нового сотрудника в штат.

Чем грозит внесение записей задним числом? Для работника это может иметь негативные последствия, так как отражается на его стаже и, соответственно, начисление пенсии впоследствии может быть не в его пользу. Таких ситуаций стоит избегать по возможности.

Запись об образовании нужно дополнить по желанию работника при повышении им уровня образования, а также при наличии незаконченного образовани Запись же о профессии и специальности дополняется, если в связи с повышением уровня образования (или без таковог работник получил новую профессию или специальност

диплома о профессиональном образовании (диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д.);
диплома о профессиональной подготовке (по результатам дополнительного профессионального образования);
свидетельства о профессии рабочего или должности служащего (по результатам профподготовки или профпереподготовки в рамках профессионального обучения);
иного документа об обучении по форме, установленной образовательной организацией (выдается, когда по результатам обучения не требуется прохождения итоговой аттестации).

С 2021 года начинается постепенный переход на электронные трудовые книжки. Согласно Федеральному закону от 16.12.2019 г. № 439 у руководства любой компании есть обязанность оформлять такие документы в электронном виде. Такой переход будет выполняться на протяжении всего года, поэтому наряду с электронными будут использоваться и старые бумажные в зависимости от того, какой вариант заполнения выберет сотрудник.

Информация, вносимая в базу данных по электронной книжке:

полное имя работника (включает имя, отчество и фамилию);
место и периоды работы (даты приема, перевода, увольнения);
занимаемая должность и квалификация;
статьи из Трудового кодекса, на основании которых производятся кадровые перемещения.

Для заполнения трудовой книжки требуются:

паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
диплом об образовании;
журнал учета трудовых книжек;
свидетельство ИП или Устав организации;
гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
Раздел о награждениях.

названия компании (вкл. правовую форму);
типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

Ф И О владельца;
дату рождения (в числовом выражении);
уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, указанной в дипломе;
дату открытия трудовой книжки;
подпись сотрудника;
подпись лица, заполнявшего документ;
гербовую печать организации.

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
Дату приема на работу и других событий.
Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку.

Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

В ТК сохраняется все сведения о трудовой активности гражданина, и она предназначена для вычисления продолжительности его трудового стажа при выходе на пенсию. Действующие форматы ТК и вкладышей регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.2003 г. В Постановлении № 69 от 10.10.2003 г описываются правила записей в ТК. Указанные постановления имеют разногласия по некоторым вопросам, поэтому для грамотного ведения записей в ТК возникает необходимость обращаться к Трудовому Кодексу РФ.

Как правило, работодатель своим приказом делегирует полномочия по сохранности, заполнению, учету ТК кадровому сотруднику. Приказ руководителя о назначении ответственного за регистрацию ТК подлежит контролю со стороны госслужащих инспекции труда РФ.

На начальной странице требуется отобразить всю информацию о принятой личности, на основании предоставленных материалов. Все надписи заносятся без сокращений.

ТК содержит следующие надписи:

Ф И О владельца.
Дату рождения.
Наличие образования.
Название специальности согласно диплома.
Дату регистрации ТК.
Подпись собственника.
Подпись кадровика, заполнившего документ.
Печать учреждения.

Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.

Информация, которая обязательна к заполнению:

Личные данные владельца.
Вид работы, выполняемой принятым лицом.
Перевод или переквалификация
Различные призы и вознаграждения.
Надпись об увольнении, с отображением причины.

Форма занесения информации о сотруднике:

Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.

ФИО записываются без сокращений.
Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.

Образование владельца ТК.

Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.

Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.

Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.

После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.

Надпись в ТК о разрыве трудовых отношений с сотрудником отображается на странице бланка «Сведения о работе».

В первой колонке вводится порядковый номер занесения сведений.
Во второй колонке заполняется дата разрыва отношений – это заключительная дата работы сотрудника на фирме. Если лицо уходит в отпуск с последующим расторжением соглашения, датой разрыва контракта считается окончание отпуска.
В колонке 3 пишется причина разрыва контракта со ссылкой на законодательство РФ.
4-я колонка предназначена для ввода даты и номера приказа, являющимся основанием увольнения лица.

Ниже представлены образцы заполненных ТК при разрыве трудового контракта по разным причинам.

Что предпринимать, если ТК пропала или при каких-то обстоятельствах испорчена? Конечно требуется сотворить дубликат ТК. Соответственно, возникает вопрос, а как его сотворить?

Вверху справа титульной страницы документа записывается фраза «Дубликат».
При наличии старой ТК на ее титульном бланке записывается фраза: «Взамен выдан дубликат», с отображением серии и номера дублирующего бланка.
В дублирующий документ заносится все данные о рабочем стаже лица до устройства в данное учреждение, которые подтверждаются представленными материалами. Весь стаж отображается общей цифрой, то есть отображается общее число лет, месяцев и дней отработанного времени. При этом записывать сведения о предыдущих работодателях не обязательно.
Также записывается информация о призах и наградах, полученных на предыдущих фирмах.
Образец

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

Ф И О владельца.
Дату рождения.
Наличие образования.
Название специальности согласно диплома.
Дату регистрации ТК.
Подпись собственника.
Подпись кадровика, заполнившего документ.
Печать учреждения.

Инструкция по заполнению трудовых книжек: образец 2021 года

В первой колонке вводится порядковый номер занесения сведений.
Во второй колонке заполняется дата разрыва отношений – это заключительная дата работы сотрудника на фирме. Если лицо уходит в отпуск с последующим расторжением соглашения, датой разрыва контракта считается окончание отпуска.
В колонке 3 пишется причина разрыва контракта со ссылкой на законодательство РФ.
4-я колонка предназначена для ввода даты и номера приказа, являющимся основанием увольнения лица.

Ниже представлены образцы заполненных ТК при разрыве трудового контракта по разным причинам.

Форма трудовой книжки, а также Правила ее оформления, хранения, изготовления бланков и снабжения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Наряду с формой, приведенной в вышеуказанном нормативном акте и применяемой с 01.01.2004, на территории РФ также действительны трудовые книжки, утвержденные постановлениями:

СНК СССР от 20.12.1938 № 1320;
ВЦСПС, Совмина СССР от 06.09.1973 № 656;
Совмина СССР от 21.04.1975 № 310 (трудовые книжки колхозников).

о сотруднике;
о выполняемой им работе;
об увольнениях;
об основании прекращения трудового договора;
о переводе на другую постоянную работу;
о награждениях.

Обратите внимание: сведения о дисциплинарном взыскании заносятся в трудовую книжку только в том случае, если результатом такого взыскания является увольнение.

По инициативе сотрудника в трудовую могут быть внесены данные о работе по совместительству: как внешнему, так и внутреннему (см. образец ниже).

Для внесения записи о внешнем совместительстве сотрудник должен представить по основному месту работы документ, подтверждающий дополнительную трудовую деятельность у другого работодателя. В качестве такого документа может выступать справка с места работы, а также заверенные копии приказа или трудового договора.

При внутреннем совместительстве предоставления дополнительных документов от работника не требуется.

Инструкция по оформлению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

1. Даты во всех разделах труд. книжки записываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Обратите внимание: несмотря на требование Инструкции на титульном листе трудовой книжки для даты заполнения выделена строка, предусматривающая внесение месяца прописью. Специалисты рекомендуют в данном случае записывать дату так, как предложено в форме, т.е. указывать месяц прописью, а дату и год арабскими цифрами.

2. Разрешается использовать шариковые, гелевые, перьевые ручки черного, синего, фиолетового цвета. Можно применять ручки со световодостойкими чернилами.

3. Нельзя использовать сокращения: «Пр.» вместо «Приказ», «Расп.» вместо «Распоряжение», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д.

4. В разделах, содержащих сведения о работе и награждениях, категорически не допускаются зачеркивания неточных, ошибочных или других признанных недействительными записей.

Порядок внесения информации в этот раздел:

В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Правила заполнения трудовой книжки

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

— фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

— запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

— профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 — 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Электронные трудовые книжки с 2021 года

В книжку должны быть внесены сведения:

о сотруднике;
о выполняемой им работе;
об увольнениях;
об основании прекращения трудового договора;
о переводе на другую постоянную работу;
о награждениях.

При внутреннем совместительстве предоставления дополнительных документов от работника не требуется.

В трудовую книжку работника заносятся сведения о следующих видах поощрений:

почетные звания, награды за заслуги перед государством;
дипломы, почетные грамоты, нагрудные знаки;
прочие виды поощрений в соответствии с действующим законодательством и внутренними документами компании (например: коллективным договором).

Обратите внимание: сведения о премиях по заработной плате в трудовую книжку не записываются. Но это не относится к разовому и внеплановому премированию особо отличившихся работников – такую премию можно занести в книжку.

Порядок внесения сведений о награждении идентичен порядку заполнения данных о работе:

В гр. 3 в качестве заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя.
Под данным заголовком в гр. 1 указывается порядковый номер записи.
В гр. 2 заносится дата награждения.
В гр. 3 указывается вид вознаграждения, заслуги получателя и организация, выдающая награду.
В гр. 4 наименование и реквизиты документа, согласно которому производится награждение.

Если работнику умышленно не отдают на руки трудовую книжку при увольнении, нужно направить работодателю письменное требование о возврате документа с указанием определенного срока.

При неисполнении требования о возврате труд. книжки гражданину следует обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру. Если данные способы не возымели действия, то можно призвать работодателя к ответственности через судебное разбирательство.

В соответствии со ст. 234 ТК РФ виновный работодатель обязан выплатить работнику компенсацию в размере среднего заработка за период со дня увольнения до дня фактической выдачи на руки трудовой книжки.

При обращении в суд гражданин также вправе требовать возмещения морального вреда, кроме того, если суд вынесет решение в пользу работника, компания будет обязана возместить потерпевшему судебные издержки.

Административная ответственность на работодателя за неисполнение норм трудового законодательства налагается в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, если работодатель:

Не ведет трудовые книжки в установленном порядке;
Внес в трудовую неверную запись;
Не выдал книжку работнику при увольнении,

то ему грозят штрафные санкции в размере:

1 – 5 тыс. руб. – для должностного лица (ИП);
30 – 50 тыс. руб. – для организации.

Если подобное нарушение будет совершено повторно, размер штрафа составит:

10 – 20 тыс. руб. – для ИП;
10 – 20 тыс. руб. или дисквалификация сроком на 1 – 3 года – для должностного лица;
50 – 70 тыс. руб. – для организации.

Читайте более подробно: Образец записи в трудовой книжке об увольнении

Читайте более подробно: Инструкция по заполнению трудовых книжек

Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Получив от работодателя уведомление о необходимости выбора варианта ведения трудовой книжки, работники должны были представить работодателю одно из следующих заявлений:

о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе;
переходе на электронную трудовую книжку.

Направить соответствующее заявление работники должны до 31 декабря 2020 года включительно (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.

Если работник письменно заявит о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель должен будет выдать такому сотруднику на руки бумажную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка выдается в день подачи работником соответствующего заявления. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

При выдаче бумажной трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР по форме СЗВ-ТД (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).