Приказ о выдаче подотчетной суммы образец 2021 на карту

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о выдаче подотчетной суммы образец 2021 на карту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
оплату бензина
командировочные расходы и т.д.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020 — 2021

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций».

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2021 — 2021

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2021 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Отчет по командировочным

Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Проводка	Операция
Д 71 — К 50	Работнику выданы деньги под отчет

Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций».

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Как уже указывалось выше, важным при выдаче подотчетных средств является оформление приказа на выдачу.

Рассмотрим некоторые формулировки, которые могут вызвать у проверяющих органов сомнения и привести к наложению на организацию штрафа в 50 000 рублей.

«Приказываю в будущем выдавать Катановой О.И. денежные средства в размере не превышающем 35 000 рублей без заявлений»;
«Приказываю выдавать Катановой О.И. денежные средства без заявлений до тех пор, пока авансовая сумма не достигнет размера 35 000 рублей»

Приведенные в качестве примера формулировки не содержат точной информации о конкретной выдаче денежных средств. Кроме того в них не указывается срок, на который выдаются подотчетные средства работнику. Проверяя такие документы, налоговики вправе посчитать выдачу денежных средств доходом сотрудника, что приведет к ненужным последствиям для компании и работника.

Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Приказ на выдачу денег в подотчет – образец

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

либо со дня выхода на работу,
либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые выдаются под отчет, указывается в документе. Лимит расчетов (не более 100 000 рублей по одному договору) учитывается только при расчете между организациями.

При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных денег, экономически обосновываются производственной необходимостью. Работодатель вправе установить правила и сроки предоставления отчетов по произведенным тратам, а при необходимости издать приказ об ужесточении приема отчетных документов от подотчетных лиц, если эта мера обоснована экономически или организационно.

Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости вправе получать деньги из кассы предприятия или на банковскую карту.
Издаем приказ о выдаче денежных средств в подотчет, в котором, помимо перечня работников, указываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
Разовые перечисления средств под отчет оформляем отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов.

Распоряжением устанавливается лимит выдачи, превышать его нельзя. Сотрудник о своих тратах отчитывается.

Общество с ограниченной ответственностью

«ПИОН»

Приказ №99

21 мая 2020 года, г. Санкт-Петербург

О выдаче денег

Приказываю выдать П. П. Хрумову денежные средства в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей на срок до 25.05.2020 (включительно) для проведения очередного техобслуживания автомобиля (рег. номер мо197р 198).

Генеральный директор А. В. Воронов

Инструкция, как сделать приказ на оплату по авансовому отчету, состоит из следующих шагов:

Составить документ в произвольной форме или форме, утвержденной в конкретной организации.
Подписать его у руководителя организации.
Под подпись ознакомить с распоряжением всех сотрудников, которых он касается, это сотрудник, получающий в соответствии с документом деньги, и лицо, ответственное за исполнение бумаги. Этим они подтверждают, что ознакомлены и согласны с документом.

В тексте указывают:

регистрационный номер документа и дату его составления;
наименование компании;
полный перечень лиц, которым выдаются деньги, с указанием их должностей, Ф. И. О.;
максимально допустимые к выдаче суммы;
цели и сроки, на которые выдаются деньги.

Заверять его печатью необязательно.

Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, оно подлежит постоянному хранению.

Общество с ограниченной ответственностью

«ПИОН»

Приказ №987

20 мая 2020 года,

г. Санкт-Петербург

О выдаче подотчетных сумм

Для обеспечения представительских расходов приказываю:

Выдать мне, Воронову А. В., 20 мая 2020 года наличные денежные средства в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей 00 копеек на 10 (десять) календарных дней.

Генеральный директор А. В. Воронов

Законодательной базой для проведения кассовых операций является Указание Центробанка России от 11 марта 2014 года №3210-У. В частности, в этом указании говорится о том, что при выдаче наличных денежных средств из кассы подотчет подотчетное лицо обязано предоставить в кассу заявление на выдачу денег с визой (резолюцией) руководителя предприятия, на основании которой бухгалтером-кассиром будет оформлен расходный кассовый ордер.

Помимо этого основанием для выдачи денег может являться и приказ (распорядительный документ), изданный организацией.

Подотчетным лицом может быть любое лицо, состоящее с работодателем в отношениях по трудовому или гражданско-правовому договору, а также сам руководитель организации. В последнем случае вместо заявления оформляется распорядительный документ.

В течение трех дней после истечения срока, на который были взяты деньги, подотчетное лицо должно отчитаться в их использовании. Для этих целей составляется авансовый отчет, к которому прилагаются подтверждающие целевое использование средств документы (кассовые чеки, квитанции, билеты и прочее).

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

Согласно Указанию, форма заявления является произвольной, главное, чтобы в нем содержалось четкое и ясное указание на:

сумму, которая испрашивается в подотчет;
цели получения денег;
срок, в течение которого деньги будут использованы.

Как правило, в организации внутренним нормативным актом утверждаются бланки заявлений на выдачу денег подотчет. При необходимости работник просто вносит в уже существующие поля свои данные.

На нашем сайте имеется образец заявления, которым можно воспользоваться, индивидуализировав его для собственных нужд.

Структура заявления выглядит следующим образом:

В «шапке» заявления, расположенной в верхнем правом углу, указываются должность, фамилия И.О. руководителя и название организации (ФИО работодателя-ИП), а также данные работника: ФИО, должность, подразделение.
Ниже по центру указывается название документа: «Заявление на выдачу денежных средств подотчет» (возможны другие варианты).
Под названием документа с новой строки пишется текст заявления, начиная со слова «прошу». Например, «прошу выдать мне 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей для закупки новогодних подарков для детей наших сотрудников на срок до 15 декабря 2021 года». Указание на срок является обязательным.
Под текстом заявления ставится дата его составления, подпись и расшифровка подписи работника.

Следует знать, что в 2020 году начали действовать некоторые изменения. К примеру, теперь подотчетные средства можно легко перечислять на банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Для этого сотрудник обязан уточнить в своем заявлении, что деньги следует перечислить на его зарплатную карту.

Иногда писать заявление не нужно, так как выдача средств производится на основании соответствующего приказа.

Но специалисты настаивают, что заявление все-таки должно быть, чтобы впоследствии на организацию не был наложен штраф. Этот способ упрощает процедуру выдачи денег сотрудникам на различные расходы.

Главное, чтобы в назначении платежа была указана цель перевода денег, иначе эта сумма может быть расценена налоговиками как заработная плата.

Следует также соблюдать сроки выдачи средств. В целом, законодательством они не ограничиваются. Существует практика, когда руководитель сам устанавливает определенные сроки.

И тогда сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги не позднее этого периода. То есть отчет по ним работник обязан предоставить в течение 3 дней (подпункт 6.3 п. 6 Указания №749).

Сотрудник обязательно должен отчитаться за полученные деньги и вернуть ту сумму, которая осталась неиспользованной.

Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году

Подотчетные средства – это деньги, которые выдаются подотчетному лицу для осуществления расходов, связанных с деятельностью предприятия.

Под такими расходами подразумевают:

хозяйственные нужды;
командировочные;
представительские расходы.

Подотчетное лицо – это работник предприятия, получающий деньги для определенных расходов. Раньше выдавать средства можно было исключительно штатным сотрудникам. Правда, в некоторых случаях бухгалтерии организаций обходили это правило.

Поэтому с 2020 года организациям разрешено выдавать деньги подотчет работникам, с которыми заключены гражданско-правовые договора (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2020 г.).

Получая средства от организации на осуществление командировочной поездки или другие нужды, подотчетное лицо берет на себя определенные обязательства.

В первую очередь, они касаются траты денежных средств согласно целевому назначению. Это должно быть подтверждено документально. Невозврат денег или нецелесообразные траты приводят к серьезным последствиям.

Естественно, что в организации проводится учет все расходов, в том числе и незапланированных. И все должно быть в обязательном порядке задокументировано.

Поэтому основанием для выдачи денег является заявление сотрудника или приказ руководителя (при начислении денег на карту).

Предварительно необходимо проверить, нет ли у сотрудника долга за ранее выданные ему денежные средства. Если же он имеется, то средства такому сотруднику не выдаются.

В случае, когда задолженностей нет, бухгалтер предприятия выдает кассовый ордер и выдает деньги. Форма заявления законом не установлена, поэтому его пишут в произвольной форме.

Чаще всего этот документ выглядит так:

Если же денежные средства подотчет понадобились руководителю предприятия, он также обязан написать заявление.

Это необходимо, даже если о выдаче средств просит генеральный директор фирмы. Придерживаясь установленной процедуры, можно в будущем избежать проблем с налоговыми органами.

Законодательство РФ контролирует выдачу денежных средств подотчет с помощью Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами или монетами Банка России от 12. 10. 2011 № 373.

Кроме того, процедуру выдачи денег подотчет регламентируют Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и Указание БР от 07.10.2013 N 3073-У.

Если не составлять заявления

Поскольку Центробанк РФ отменил запрет на выдачу денег работникам, которые не отчитались по предыдущим авансам, на практике может возникнуть ситуация, когда на одном работнике «повиснет» достаточно большая сумма. Для того чтобы этого избежать, на предприятии, как правило, составляется документ, которым регламентируется перечень «подотчетников» и максимальная сумма задолженности по авансовым отчетам, при которой работник может взять деньги снова.

Налоговая инспекция при проверке, безусловно, может обратить внимание на то, что какому-то работнику средства выдавались слишком свободно, особенно если такое происходит регулярно.

Однако гораздо больше ИФНС заинтересует выдача наличных без составления заявления подотчет. Это уже является прямым нарушением Указания Центробанка и влечет за собой наказание по ст.15.1 Кодекса об админправонарушениях «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов». Штрафы при этом накладываются существенные:

должностному лицу придется уплатить от 4 до 5 тысяч рублей;
организацию могут оштрафовать на сумму 40-50 тысяч рублей.

Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец

Карточка счета 51: образец заполнения

Приказ о продлении трудового договора: образец

Акт о списании материальных запасов: образец и бланк

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

На любом предприятии может возникнуть необходимость выдачи денежных средств сотрудникам для расходования на нужды организации (командировочные, представительские расходы, покупка канцтоваров, хозинвентаря и т.п.). При этом следует оформить приказ на выдачу подотчетных сумм. Как это сделать, расскажем в нашей статье.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Директор, как и прочие сотрудники, тоже может быть подотчетным лицом. При этом для него действуют такие же правила получения денежных средств и отчета по ним, как и для остальных подотчетников компании.

Приказ на выдачу денег в подотчет директору может выглядеть следующим образом:

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2020 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Проводка	Операция
Д 71 — К 50	Работнику выданы деньги под отчет

Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.

Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.

Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:

Заявление подотчетника либо распорядительный документ работодателя.

Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):

заявления подотчетного лица;
Лраспорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т. д.).

Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

ФИО подотчетного лица;
цели получения подотчетных денег;
размера подотчетной выплаты;
срока ее возврата;
подписи руководителя;
даты и регистрационного номера.

Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.

Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.

Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:

служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).