Нужно ли заключать с ПФР соглашение на эдо в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли заключать с ПФР соглашение на эдо в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Соглашение на электронный документооборот (эдо) с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФР) вступает в силу с 1 января 2024 года. Это означает, что все предприятия и организации, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны перейти на электронное взаимодействие с ПФР.

Как подписать соглашение

Для подписания соглашения на электронный документооборот (ЭДО) с Пенсионным фондом России (ПФР) в 2024 году необходимо выполнить ряд последовательных шагов.

1. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Для подписания соглашения с ПФР требуется иметь квалифицированную электронную подпись. КЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром и имеет специальный сертификат, подтверждающий ее надежность и правомочность.

2. Регистрация в Системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Для подписания соглашения с ПФР необходимо зарегистрироваться в Системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), которая является основной платформой для обмена электронными документами между организациями и государственными учреждениями.

3. Заполнение и подписание соглашения.

После получения квалифицированной электронной подписи и регистрации в СМЭВ необходимо заполнить и подписать соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение можно найти на официальном сайте Пенсионного фонда России.

4. Отправка соглашения в ПФР.

После заполнения и подписания соглашения его необходимо отправить в Пенсионный фонд России. Это можно сделать через личный кабинет на официальном сайте ПФР или через систему СМЭВ.

5. Дождитесь подтверждения и начните использование ЭДО.

После отправки соглашения в ПФР следует дождаться подтверждения о его принятии. После получения подтверждения можно начать использование электронного документооборота с Пенсионным фондом России.

Подписание соглашения на электронный документооборот с ПФР в 2024 году позволяет ускорить и упростить взаимодействие с Пенсионным фондом, сократить время на оформление документов и снизить объем бумажной работы.

Что нужно для электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен данными в виде электронных документов. Преимущества ЭДО:

возможность отправки документации в любой момент времени;
удобный учёт передаваемых документов;
сохранность тайны переданных сведений;
возможность исправления ошибок в переданных сведениях без посещения контролирующих органов;
возможность создания и ведения единого электронного архива документооборота организации с контрагентами и регуляторами.

В рамках ЭДО может происходить обмен как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованный документ — это электронный документ, созданный по формату, утверждённому регулятором (например, ФНС). Неформализованный документ — это электронный документ, к оформлению которого нет строгих требований. Формат для таких документов согласовывается контрагентами.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

программное обеспечение для ПК, поддерживающее создание документов в нужных форматах;
ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства, за счёт которых обеспечивается криптографическая защита информации (СКЗИ);
услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

Как организовать подключение к ЭДО с ПФР

Необходимо заключить соглашение об электронном документообороте с ПФР. Для этого потребуются:

Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Чаще всего эти обязанности возлагаются на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Подробнее о подаче заявления в электронном виде

Действовавшие с 2018 года правила подключения к ЭДО ПФР были изменены Постановлением Правления ПФР №178п от 11.03.2020 года. По схеме электронной подачи заявления работают Москва, Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область, а также еще около 30 регионов РФ. Документы и схема подключения в каждом конкретном регионе могут не совпадать с описанной ниже, поэтому нужно предварительно проконсультироваться в региональном управлении фонда о том, как реализуется переход на ЭДО с ПФР в вашем регионе.

Новый порядок присоединения к ЭДО ПФР через электронные каналы связи предполагает следующие этапы:

отправка страхователем заявления по форме ЗПЭД на подключение, при необходимости – подтверждающие документы на полномочия ответственного лица,
ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления на подключение направляет заявителю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении заявления на подключение (если в заявлении на подключение сведения о страхователе внесены не полностью или содержат ошибки, ПФР вправе отказать в удовлетворении заявления на подключение),
если страхователь получает отказ, необходимо исправить неточности в заявлении и вновь отправить его в ПФР,
после полученного положительного ответа нужно направить регистрационную информацию, среди которой все «исходные данные», своего рода карточка страхователя. В дальнейшем, при передаче сведений, сервис сам будет подставлять их в отчеты. Важно, в строках Номер и Дата соглашения указывается «свободная» информация, так как при этом виде присоединения Соглашение в большинстве случаев не требуется. Например, в номере соглашение можно указать – без номера, а в строке дата можно продублировать дату подачи заявления.
После отправки регистрационной информации можно начинать электронный документооборот с ПФР и отправлять любую отчётность и другую необходимую документацию в ПФР.

Машиночитаемая доверенность: что это и для чего нужна

С 1 марта 2023 года по 31 августа 2023 года вводится переходный период для начала применения машиночитаемой доверенности. С 1 сентября 2023 года она станет обязательной. До этого времени можно использовать действующие доверенности на сотрудников, выданные до 2023 года.

МЧД представляет собой полную копию обычной доверенности, выполненной в цифровом формате. В неё вносится информация о доверенном лице, его обязанностях и полномочиях, а также данные об организации-доверителе, от имени которой он действует.

У каждого контролирующего органа будет своя форма МЧД — у ФНС она одна, у Социального фонда и Росстата другая. Машиночитаемая доверенность будет заполняться по специальной форме. Можно использовать форму из бухгалтерской программы (например, 1С). МЧД заверяет руководитель организации или ИП своей электронной подписью.

С помощью МЧД можно использовать ЭЦП физлица для:

сдачи отчётности;
работы на государственных порталах (ЕГАИС, Честный знак, и т.д.);
участия в электронных торгах;
подписания первичных документов, договоров и обмена документами с контрагентами;
замены бумажной формы доверенности от руководителя во всех других случаях.

Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)

С середины 2020 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:

03 Республика Бурятия
20 Чеченская Республика,
23 Краснодарский край,
27 Хабаровский край,
32 Брянская область,
35 Вологодская область,
45 Курганская область,
47 Ленинградская область,
50 Московская область,
58 Пензенская область,
59 Пермский край,
63 Самарская область,
64 Саратовская область,
71 (081-) Тульская область,
72 Тюменская область,
77 Москва,
78 Санкт-Петербург,
86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.

Выполните в Эльбе задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД в электронном виде». Этого будет достаточно.

За и против соглашения

Для ответа стоит выяснить, обязательно ли заключать подобное соглашение с Фондом. Если необязательно, то и ответственность компании не грозит.

ПФР предлагает соглашение в том числе для удобства работодателей. Например, если сотрудник хочет взять дни на диспансеризацию, а работает всего месяц, то как компания может узнать, предоставлялась ли ему уже эта льгота? Отправлять сотрудника в ПФР? Это временные затраты сотрудника – нелогично, пока он будет сидеть в очереди в Фонде, работать он все равно не сможет, не проще ли тогда сразу выполнить его просьбой о получении медуслуги?

Но вернемся к соглашению, которое предлагает подписать Пенсионный фонд. Текст документа говорит о том, что основной задачей взаимодействия является представление работодателем документов, подтверждающих стаж работников, которые помогут своевременно и правильно назначить пенсию. Но в этом случае сразу стоит отметить очень важный момент. Приказом Минтруда России от 19 января 2016 года № 14н «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению» установлено, что основанием для назначения пенсии вляется личное обращение гражданина в ПФР с заявлением и необходимыми документами, в том числе через работодателя, по почте, через многофункциональный центр или в форме электронного документа.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

подача отчетов по установленным формам;
оформление пенсии сотрудникам;
отправка писем в ПФР;
сверка данных с ПФР.

Помощь в заполнении документов

Заявление на электронный документооборот с ПФР заполняется в электронном формате. Недавно система «1С:Предприятие 8» получила новый модуль, который позволяет быстро и удобно обрабатывать всю подготовленную для отчетности информацию. На примере данной системы попробуем разобраться, как найти и заполнить важнейший для подключения к СЭД документ.

Находим справочник, который содержит основные сведения о существующих на территории Российской Федерации организаций, которые подключают страхователей к системе электронного документооборота. Выбираем наиболее понравившуюся нам организацию и тариф по услуге. Переходим на вкладку на странице под названием «Документооборот». Нажимаем на кнопку «заявление об обмене электронными документами ПФР».

Как правильно составить соглашение?

Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.

В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.

Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.

Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.

Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:

электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.

Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.

После вступления в силу закона о обязательном переходе на электронный документооборот (ЭДО) до конца 2024 года, все организации, включая малый и средний бизнес, должны быть готовы к этому изменению. Вот несколько важных моментов, которые необходимо знать:

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему обмена документами и информацией в электронном формате между организациями и государственными органами. Он заменяет традиционные бумажные документы и упрощает процессы ведения бизнеса.

Какие преимущества предоставляет ЭДО?

Внедрение ЭДО позволяет существенно сократить время и затраты на обработку документов, сокращает возможность ошибок и упрощает контроль и мониторинг процессов в организации. Кроме того, ЭДО улучшает коммуникацию между компаниями и взаимодействие с государственными органами.

Как подготовиться к обязательному переходу на ЭДО?

Подготовка к обязательному переходу на ЭДО требует определенных шагов. Важно ознакомиться с законодательством и нормативными актами, регулирующими использование ЭДО. Также необходимо установить и настроить соответствующие программные продукты и обучить сотрудников.

Какие документы можно передавать через ЭДО?

Через ЭДО можно передавать различные документы, включая счета, договоры, акты, платежные поручения и другие. Важно, чтобы все документы соответствовали требованиям электронного формата и были правильно оформлены.

Обязательный переход на ЭДО в России представляет собой значительный шаг в digital-трансформации бизнеса. Соответствующая подготовка и внедрение ЭДО должны начаться заранее, чтобы быть готовым к новым требованиям законодательства в 2024 году.

Какие организации должны перейти на ЭДО?

В соответствии с требованиями, установленными правительством Российской Федерации, на использование электронного документооборота (ЭДО) обязаны перейти все юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие предпринимательскую деятельность и зарегистрированные на территории РФ. Обязательный переход на ЭДО запланирован на 2024 год.

ЭДО является эффективным инструментом автоматизации и оптимизации процессов документооборота организаций. Он позволяет существенно сократить время на оформление, передачу и регистрацию документов, уменьшить затраты на бумажные носители, печать и доставку. Кроме того, использование ЭДО повышает надежность и безопасность обмена информацией, так как позволяет сохранить все документы в электронном виде и предотвратить их утрату или повреждение.

Для перехода на ЭДО организации должны выбрать подходящую систему и провести подготовительные мероприятия, включающие в себя обучение работников, настройку программного обеспечения и внедрение новых рабочих процессов. После этого организация может начать активно использовать ЭДО для взаимодействия с поставщиками, партнерами и государственными органами.

Назначение и правовое регулирование электронного документооборота с ПФР

Суть системы заключается в том, что сведения о застрахованных лицах, расчеты страховых взносов и другие данные, предаваемые страхователем в ПФР, направляются в территориальный орган ПФР в электронном виде по каналам связи, таким же способом из ПФР приходит квитанция о доставке документа и протокол контроля. В случае наличия в протоколе контроля информации об ошибках, процедура повторяется после устранения ошибок.

Для обеспечения конфиденциальности передаваемой информации, документы шифруются с помощью специализированного криптографического программного обеспечения.

Для обеспечения достоверности передаваемой информации, каждый документ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителем организации.

Среди многих несомненных преимуществ использования страхователями СЭД по сравнению с традиционным порядком сдачи отчетности, можно выделить одно: бухгалтеру не нужно лично являться в территориальный орган ПФР, отчетность может быть направлена с рабочего места бухгалтера в любой день, в любое время суток.

СЭД организована в соответствии с распоряжением Правления Пенсионного Фонда РФ от 11.10.2007 № 190 «О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования» (далее — Распоряжение) в территориальных органах ПФР.

Распоряжением также утверждены документы, регламентирующие порядок работы СЭД:

Технология обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
Регламент обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ с внешними организациями;
Протокол обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи.

Кроме собственно страхователя и территориального органа ПФР участниками Системы защищенного электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи являются: Удостоверяющий центр — организационно-технический комплекс, осуществляющий выполнение целевых функций Удостоверяющего центра в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», оказывающий услуги по поставке и сопровождению криптографического ПО и поддержке транспортного сервера и имеющие доверительные отношения с УЦ ПФР или оператор связи; Удостоверяющий центр ПФР.