Состав личного дела работника 2024 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Состав личного дела работника 2024 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Одной из основных целей актуализации личных дел является обеспечение полной и точной информации о каждом работнике. Это позволяет руководству быть в курсе образования, опыта работы, профессиональных достижений и других важных данных, которые могут влиять на профессиональные возможности и перспективы сотрудника.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   • резюме;
   • документы об образовании и квалификации;
   • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
   • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
   • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
   • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
   • данные медосмотра;
   • заполненная анкета (если это предусмотрено);
   • заявление о трудоустройстве;
   • копия приказа о приеме;
   • заключенный трудовой договор и т.д.
2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
   • различные квалификационные удостоверения;
   • водительские права;
   • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
   • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
   • должностная инструкция;
   • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
   • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
   • акты о прохождении аттестации;
   • данные очередных медосмотров;
   • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
   • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
   • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
   • заявления на отпуск;
   • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
   • заявление на увольнение;
   • копия приказа об увольнении;
   • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
   • свидетельство о смерти сотрудника.

Требования к оформлению

Для правильного и удобного ведения личных дел работников детского дошкольного учреждения в 2024 году необходимо соблюдать следующие требования к оформлению:

• Личное дело должно быть оформлено в виде папки или конверта с ярлыком, содержащим фамилию и инициалы работника.
• На каждом листе личного дела должно быть указано ФИО работника, дата заполнения и номер листа.
• Информация в личном деле должна быть структурирована и разделена на разделы: личные данные, образование, трудовая деятельность, повышение квалификации и др.
• Все документы, входящие в состав личного дела, должны быть надежно зафиксированы (проклеены или просверлены).
• Все документы должны быть четко подписаны и заверены печатью детского дошкольного учреждения.
• Личное дело должно содержать информацию о присутствии работника на службе, а также о приеме и увольнении.
• Личное дело должно быть хранится в специально отведенном и обозначенном месте, обеспечивающим его сохранность и конфиденциальность.
• При необходимости, личное дело может быть передано в органы социальной защиты или другие уполномоченные органы в рамках действующего законодательства.

Соблюдение данных требований к оформлению личных дел работников детского дошкольного учреждения в 2024 году является обязательным для поддержания порядка, надежности и безопасности информации о работниках.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

• согласие на обработку персональных данных;
• копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
• заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
• справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
• трудовой договор (экземпляр работодателя);
• копию приказа о приеме на работу;
• договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
• договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

• аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
• копии документов о повышении квалификации;
• копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

• они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
• если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
• если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
• как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Образец заявления о приеме на работу

ЗАЯВЛЕНИЕ
29.10.2015 Директору ООО «Ярдик»
Трусу А.В.
Щегловой Ирины Петровны
г. Минск, ул. Лидская, 25-12
телефон: +375 17 236 45 16

Резолюция

Прошу принять меня 29.10.2015 на должность ведущего юрисконсульта в юридический отдел.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

2. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
3. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
4. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
5. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
6. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
7. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
8. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

• Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
• Заявление о приеме;
• Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
• Копия военного билета (при наличии)
• Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
• Справки об отсутствии судимости.
• Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

• Должностная инструкция;
• Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
• Согласие на обработку ПД;
• Заявление о предоставлении вычетов;
• Заявления на отпуска;
• Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
• Справки о последующих медосмотрах;
• Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
• Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Какие документы включаются в состав личного дела работника

Закон не регламентирует, что должно быть в папке сотрудника, это определяют сами компании. Тип документов, входящих в папку, должен быть указан в ЛНА органа.

На практике документация папки HR делится на три раздела

• Документация по трудоустройству. Сюда входит все, что представляет человек, например, паспорта, НДС, сунил, документы воинского учета, дипломы и рекомендации с предыдущих мест работы. И бланки, составленные сотрудником отдела кадров: анкеты и заявки на работу, приказы, договоры.
• Текущие формы, добавляемые в процессе трудоустройства. Это дополнительные договоры, сведения о повышении квалификации, поощрительные или дисциплинарные взыскания, медицинские тесты, команды о переводе, докладные и объяснительные записки.
• Документы об окончании срока действия трудовых отношений. К ним относятся заявления, приказы и свидетельства о смерти работника.

При формировании личного дела работника важно прикреплять к нему все необходимые бумаги. На законодательном уровне не регламентируется точный состав, так как основные требования касаются только государственных служащих. Поэтому каждая фирма может самостоятельно разрабатывать список документов. Руководитель организации решает, какие бумаги обязательно включаются в дела, а какие могут не фиксироваться.

Наиболее часто при формировании и ведении личных дел применяются следующие документы:

• копия паспорта, причем не только первой страницы, но и других, где содержится информация о прописке и семейном положении;
• справка о наличии или отсутствии судимости;
• копии документов об образовании, к которым относится диплом, подтверждения о прохождении разных курсов, сертификаты о повышении квалификации или другие аналогичные бумаги;
• заявление, на основании которого гражданин был принят на работу в компанию;
• копия СНИЛСа;
• если работник является мужчиной, то дополнительно необходима копия военного билета;
• составленное работником резюме;
• копия ИНН;
• медицинская справка, если для работы в компании требуется предварительно проходить медосмотр или профессиональный осмотр;
• копия трудового договора, подписанного с наемным специалистом;
• фотографии сотрудника, причем важно, чтобы они систематически обновлялись;
• копия трудовой книжки, в которой содержится информация о том, где ранее работал гражданин;
• материалы, имеющие отношение к проведенной аттестации, если в компании выполняется данная процедура;
• опись дела.

В каждой компании вышеперечисленный перечень может изменяться или дополняться другой документацией. Здесь учитывается, в каком направлении деятельности работает фирма, а также какая используется кадровая политика.

Все документы располагаются в алфавитном порядке или хронологическом. Законодательством запрещается включать в дело информацию, имеющую отношение к личной жизни гражданина, если отсутствует его письменное согласие на это.

Похожие записи:

• Льготы На Транспортный Налог Для Чернобыльца 2021 Г Химки
• Какие субсидии получает многодетный отец
• Скажите пожалуйста когда будет амнистия для мигрантов таджикистана в 2021 году