Выдача денег под отчет сотрудникам организации 2024 кассовый чек
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача денег под отчет сотрудникам организации 2024 кассовый чек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Сроки хранения авансовых отчетов
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.
Не более одного аванса в одни руки
Еще буквально год назад работнику можно было выдать средства под отчет только в том случае, если он возвратил остаток прежнего аванса. Иначе на организацию мог быть наложен штраф по статье 15.1 КоАП, поскольку такой порядок выдачи авансов считался нарушением работы с наличными деньгами. Однако с 19.08.2017 все изменилось. Теперь один сотрудник может получить несколько авансов одновременно — такое положение введено пунктом 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Но вряд ли целесообразно злоупотреблять новым правилом и выдавать одному сотруднику несколько авансов. Это ведет к накоплению долгов. Минфин в своем письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, указывает на то, что в таком случае выданные под отчет суммы могут быть расценены, как доход работника. А значит, с них придется начислить НДФЛ и страховые взносы.
Поэтому все же расчеты по подотчетным суммам целесообразно закрывать вовремя. Напомним, что остаток аванса, выданный на командировку, работник должен вернуть в течение 3 дней после возвращения. Если речь о подотчетных суммах, выданных для иных целей, то они должны быть возвращены не позже 3 дней после истечения срока авансирования. Вместе с тем закон не устанавливает конкретных требований к сроку, на которой можно выдать работнику сумму под отчет — эти вопросы должны быть урегулированы во внутренних актах.
Необходимость товарного чека
Часто подотчетники, помимо кассового чека, требуют у продавца выписать товарный. Аргументируют они это тем, что документ нужен бухгалтерии. На самом деле товарный чек требуется далеко не всегда.
Рассчитываясь в магазине наличными средствами или картой, покупатель получает от продавца кассовый чек. В нем должны содержаться обязательные реквизиты — их полный перечень приведен в статье 4.7 закона 54-ФЗ. Таким реквизитом, в частности, является наименование товара. Исключение пока сделано только для индивидуальных предпринимателей — они могут этот реквизит не указывать.
Так вот, если кассовый чек содержит перечень товаров и количество приобретенных позиций, требовать товарный чек необходимости нет.
Вместе с тем стоит помнить о том, что пока еще не все обязаны применять кассы. Для некоторых ИП на ЕНВД и ПСН, реализующих товары, действует освобождение до 1 июля 2019 года. Если подотчетник приобрел товары у такого предпринимателя, то товарный чек будет необходим. В нем должны быть указаны наименования приобретенных товаров и их количество. При этом указывать название товарной группы недопустимо — требуется перечислить все приобретенные позиции.
Также пока могут работать без ККТ компании и ИП, оказывающие услуги. Они вместо кассового чека должны выдать покупателю бланк строгой отчетности. БСО является фискальным документом и должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.
Чиновники все пояснили
Но позже появились письма ФНС № АС-4-20/15566@ и Минфина № 03-01-15/52265, в которых специалисты поспешили внести ясность в эту неоднозначную ситуацию. Несмотря на расширение понятие «расчет», суть его осталась неизменной. Покупатель или клиент в любом случае может только получать чек, но никак не выбивать его. Иначе говоря, если продавец обязан применять кассовую технику, покупатель получит чек, если же не обязан — не получит. Сам он чек выбивать не должен в любом случае.
Из тех же писем следует, что не нужно применять кассовую технику, когда организация выплачивает физическому лицу за услуги по гражданско-правовому договору. Например, если компания заключила договор аренды с гражданином или наняла его для исполнения каких-то работ. Такие взаимоотношения не относятся к расчетам, поэтому касса тут не нужна.
А можно ли выдать деньги в безналичном порядке?
Конечно, можно. В этом случае можно воспользоваться либо корпоративной картой, которая оформлена на организацию или на предпринимателя. Либо можно просто перевести средства с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица или на личную карту самого предпринимателя.
Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.
Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.
Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.
Кроме того, после расходования средств, выданных под отчет, сотрудник должен отчитаться о произведенных им тратах. Сделать это он должен в авансовом отчете и в течение не позднее 3х дневного срока по окончании срока, на который выданы средства под отчет.
Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.
Как оформить выдачу в подотчет
Основной документ, определяющий, как выдать деньги в подотчет, — это Указания № 3210-У. На основании пп. 6.3. п. 6 Указания деньги выдаются на основании распоряжения руководителя (в приказе обязательно указываются Ф.И.О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата) или заявления подотчетного лица с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.
Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. 4.2., 4.3. п. 4 Указания № 3210-У. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт 50.
Перечисление денег со счета на счет имеет свою специфику.
Чем регулируется подотчет
Подотчетные расходы в организации регулируются новыми правилами, вступающими в силу в 2023 году. В соответствии с ними сотруднику организации можно будет получить деньги на расходы по поручению, но для этого необходимо будет соблюдать определенные условия и предоставить нужные документы.
Получение суммы подотчетных денег осуществляется по заявлению работника, в котором нужно подробно указать цели и сроки расходов. Деньги выдаются на платежный счет или на карту. Важно помнить, что подотчетные деньги должны быть использованы исключительно в интересах организации и не могут быть потрачены на личные нужды.
При получении суммы подотчетных денег работник обязан составить отчет о расходах и предоставить его в бухгалтерию. Отчет должен содержать все необходимые документы, подтверждающие факт проведения расчетов. Также следует учитывать, что неиспользованная часть подотчетных денег должна быть возвращена в организацию.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет осуществляется в соответствии с новыми правилами, которые вступят в силу с 2023 года. Согласно этим правилам, суммы, которые работник может потратить по подотчетному документу, можно либо перечислить на его банковскую карту, либо выдать в наличии.
Выплаты денег подотчетными картами регулируются перечислением денег на платежном поручении. Таким образом, работник может получить подотчетные средства, перечисленные на его карту, и использовать их для личных расходов в интересах организации.
Если работник хочет получить деньги под отчет в наличии, он должен написать заявление о выдаче подотчетных средств и сдать его в бухгалтерию. После этого деньги могут быть выданы наличными в соответствии с утвержденной суммой.
В случае использования подотчетной карты работник должен быть внимателен, потому что средства, полученные на карту, могут быть блокированы до предоставления отчета о расходовании средств. Если работник не предоставит отчет в установленный срок, возможны проблемы с дальнейшей выдачей подотчетных денег.
Таким образом, новые правила обязывают работников более ответственно относиться к деньгам, полученным в рамках подотчета. В случае нарушения правил использования подотчетных средств, работник может быть обязан вернуть деньги или компенсировать их потерю.
Подтверждение подотчетных сумм по командировочным расходам
При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:
- Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
- Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
- Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
- Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Ошибки при оформлении подотчетных документов
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влечет за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2014 № А40-163433/2012).
Пренебрегая приведенными правилами, можно потерять существенную часть расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 сказано, что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету, если:
— в них отсутствуют сведения, необходимые для идентификации лиц, их подписавших;
— наименование купленных товаров указано нечетко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки);
— отсутствует дата составления;
— не заполнены графы «Количество», «Цена товара»;
— отсутствует подпись продавца.
Пример 1
Компания оплатила перелет и проезд на транспорте, проживание в гостинице своих работников, а также выплатила им суточные.
В то же время документами, приложенными к авансовому отчету, не был подтвержден служебный (производственный) характер командировок: отсутствовал приказ о направлении работника в командировку с установленными целями поездки, отчет о выполнении задания.
ИФНС признала, что данные расходы не являются документально подтвержденными, и доначислила компании налог на прибыль, соответствующие пени и штрафы, а также НДФЛ. Суд поддержал инспекцию.
(Решение АC Ставропольского края от 29.09.2017 №А63-12161/2015)
Обязанности плательщиков по счетам
Платежные счета — важный аспект финансовой деятельности организации: в соответствии с новыми подзаконными актами, вступающими в силу в 2023 году, устанавливаются конкретные правила и требования к расчетам по счетам.
Обязанное лицо получает от организации деньги на выполнение служебных обязанностей, в том числе на командировочные расходы. При выдаче денег бухгалтеру необходимо заполнить специальную форму заявления с указанием цели и суммы аванса.
На расчеты с казначеями распространяются новые правила, предусматривающие строгий контроль за использованием выданных денег. Орган власти должен представить отчет о расходовании средств. В нем отражаются все расходы, понесенные в интересах организации.
Если лицо расходует выданную ему сумму на другие цели или в личных целях, оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена наличными или путем перечисления суммы на учетную карточку.
Заполнение отчета о расходовании денежных средств от подотчетного лица является обязательным. В отчете должны быть указаны все расходы по каждой категории. Это расходы на проезд, питание, проживание и другие расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей.
Расчеты с кредиторами могут осуществляться в различных формах, включая наличные или банковские переводы. При расчетах с кредиторами важно соблюдать правила и требования новых правил ведения бухгалтерского учета, чтобы избежать мошенничества и штрафных санкций.